همه ما ممکن است روزانه با هجومی از ایمیل‌ها مواجه باشیم، به این معنی که به هر چیزی که می‌تواند کارآیی صندوق‌های ورودی ما را بهبود بخشد، چنگ می‌زنیم؛ برای این منظور به ایده نام مستعار ایمیل فکر کنید، ویژگی مفیدی که در سرویس‌های محبوبی مانند Gmail، Microsoft Outlook و Apple Mail یافت می‌شود.

نام‌های مستعار آدرس‌های جایگزینی هستند که همچنان پیام‌ها را به صندوق ورودی اصلی شما هدایت می‌کنند. در اصل شما یک آدرس جدید دریافت می‌کنید، بدون اینکه نیازی به ایجاد یک حساب کاربری جدید با اعتبار ورود به سیستم خود داشته باشید و این هویت‌های جایگزین کاربرد‌های زیادی دارند، از جمله سازماندهی صندوق ورودی و محافظت از حریم خصوصی شما.

نحوه کارکرد نام مستعار ایمیل

به طور کلی، نام مستعار ایمیل به عنوان سپر برای آدرس ایمیل اصلی شما عمل می‌کند، اگرچه جزئیات دقیق از سرویسی به سرویس دیگر متفاوت است. هر چیزی که به این تغییرات ارسال می‌شود، در همان صندوق ورودی پیام‌هایی که برای آدرس اصلی شما در نظر گرفته شده است، دریافت می‌شود، در حالی که نام اصلی را از دید پنهان نگه می‌دارد. همانطور که گفته شد، برنامه واقعی در اینجا ناشناس بودن نیست، بلکه فیلتر آسان است.

به عنوان مثال، اگر برای تعداد زیادی خبرنامه ایمیلی ثبت نام می‌کنید، این کار را با نام مستعار انجام دهید. به این ترتیب می‌توانید به سرعت پیام‌های دریافتی ارسال شده به آن نام مستعار را فیلتر کنید، این پیام‌ها احتمالا با اولویت پایینی هستند، بنابراین می‌توانید از ارائه‌دهنده خود بخواهید به طور خودکار برچسب‌های خاصی را اعمال کند، آن‌ها را به عنوان خوانده شده علامت‌گذاری و یا فورا آن‌ها را حذف کند. از طرف دیگر ممکن است یک فیلتر، پیام‌هایی را که به نام مستعاری که به دوستان و خانواده ارسال می‌کنید، یا پیام‌هایی که به نام مستعاری که برای ایمیل‌های کاری استفاده می‌کنید ارسال می‌شوند، اولویت دهد. این رویکرد به شما انعطاف زیادی برای مدیریت صندوق ورودی خود می‌دهد.

به خاطر داشته باشید که گیرندگان معمولا می‌توانند به یکی از نام‌های مستعار شما نگاه کرده و از آن برای کشف آدرس ایمیل اصلی شما استفاده کنند؛ بنابراین در شرایطی که ناشناس بودن حیاتی است، ممکن است لازم باشد یک حساب کاربری کاملا جدید راه اندازی کنید.

با این حال اگر پنهان کردن هویت شما چندان اهمیتی ندارد، پیکربندی نام مستعار نسبت به حساب‌های جدید بسیار آسان‌تر است. بیایید به نحوه تنظیم آن‌ها در Gmail، Outlook و Apple Mail بپردازیم.

نحوه تنظیم نام مستعار ایمیل در جیمیل

برای راه‌اندازی نام مستعار در جیمیل، نیازی نیست از هیچ حلقه‌ای عبور کنید، فقط به آدرس‌هایی که می‌دهید چند نقطه و نماد اضافه کنید. هنگامی که علامت مثبت و به دنبال آن یک کلمه را علامت بزنید، سرویس گوگل متن اضافه شده و به طور کلی نقطه‌ها را نادیده می‌گیرد؛ برای مثال فرض کنید ایمیل شما «johnsmith@gmail.com» است؛ پیام‌های خطاب‌شده به «john.smith@gmail.com»، «j.o.h.nsmith@gmail.com»، «johnsmith+hello@gmail.com» و «johnsmith+message@gmail.com» همگی در جیمیل معمول شما نشان داده می‌شوند.

اگرچه نتیجه نهایی یکسان است، اما این روشی سریع و موثر برای فیلتر کردن پیام‌ها در اختیار شما قرار می‌دهد. با بازگشت به مثال جان اسمیت، ممکن است همیشه خرید آنلاین خود را از طریق نام مستعار «john.smith@gmail.com» انجام دهید. هنگامی که این پیام‌ها می‌آیند، جیمیل ممکن است به‌طور خودکار روی آن‌ها برچسب «خرید» یا «رسید» بگذارد. می‌توانید برای خبرنامه‌های ایمیلی با نام مستعار «johnsmith+news@gmail.com» ثبت‌نام کنید، ممکن است یک فیلتر آن‌ها را به عنوان خوانده شده علامت‌گذاری و مستقیما به برگه به‌روزرسانی‌ها ارسال کند.

برای تنظیم یک فیلتر، به تنظیمات جیمیل خود بروید: پورتال وب را باز کنید، روی نماد چرخ دنده در گوشه سمت راست بالا کلیک کرده و مشاهده همه تنظیمات را انتخاب کنید. فیلتر‌ها و آدرس‌های مسدود شده را انتخاب کرده یک فیلتر جدید ایجاد کنید، نام مستعار انتخابی خود را در قسمت To وارد و روی Create filter کلیک کنید. از گفتگوی بعدی برای تصمیم‌گیری برای پیام‌هایی که به این آدرس ارسال می‌شوند، استفاده کنید، می‌توانید برچسب‌ها را اضافه کرده و آن‌ها را با ستاره پرچم‌گذاری کنید، ایمیل‌ها را به‌عنوان مهم و خوانده‌شده علامت‌گذاری کنید، یا پیام‌ها را فورا بایگانی کنید؛ در نهایت روی Create filter کلیک کنید.

دادن نام مستعار آسان است، اما اگر می‌خواهید از این آدرس‌ها پیام‌های جیمیل ارسال کنید، باید یک بار دیگر تنظیمات را تغییر دهید. تنظیمات را باز کنید، به حساب‌ها بروید، Send mail as را پیدا کنید و روی افزودن آدرس ایمیل دیگری کلیک کنید؛ سپس آدرس ایمیل را تایپ کنید، کادر Treat as a alias را علامت بزنید و روی Next Step کلیک کنید. از این پس هر زمان که ایمیلی بنویسید، می‌توانید نام مستعار خود را در قسمت From انتخاب کنید.

نحوه ایجاد نام مستعار ایمیل در Outlook

در Outlook، نام‌های مستعار مشابه کاری که در جیمیل انجام می‌دهند، کار می‌کنند. همچنین می‌توانید آدرس‌های کاملا جدید «@outlook.com» را در حساب اصلی خود ایجاد کنید که اگر می‌خواهید از نام مستعار برای حفظ ناشناس بودن استفاده کنید، گزینه‌های بیشتری در اختیار شما قرار می‌دهد.

با سرویس ایمیل رایگان مایکروسافت، همچنان می‌توانید با استفاده از آن نماد‌های بعلاوه آدرس کامل خود را تغییر دهید، اما نقطه‌ها آنطور که در جیمیل هستند، کار نمی‌کنند؛ برای مثال، می‌توانید از نام‌هایی مانند «johnsmith+news@outlook.com» و «johnsmith+work@outlook.com» استفاده کنید، اما نمی‌توانید به «john.smith» تکیه کنید. باز هم شما مجبور نیستید به طور خاص این نام‌های مستعار را ایجاد کنید، فقط آن‌ها را تحویل دهید، آن‌ها به طور خودکار کار خواهند کرد.

برای تنظیم فیلتر برای آدرس‌های ایمیل بهینه‌شده خود، روی File و سپس Manage Rules & Alerts کلیک کنید. از تب قوانین ایمیل، قانون جدید را انتخاب کنید. برای نامگذاری فیلتر احتمالی خود، To و نام مستعار ایمیل خود را به عنوان شرط انتخاب کنید و سپس در مورد اقدامی که باید انجام دهید، تصمیم بگیرید؛ به عنوان مثال، ممکن است به Outlook بگویید فورا پیام‌های آدرس‌دهی شده مستعار را حذف کند، آن‌ها را به پوشه‌های خاصی منتقل یا کپی کرده و به عنوان خوانده شده علامت‌گذاری یا به عنوان هرزنامه برچسب‌گذاری کند، حتی می‌تواند آن‌ها را دسته‌بندی کرده و به آدرس ایمیل دیگری ارسال کند و غیره. برای پردازش پیام ورودی به روش‌های مختلف، روی افزودن یک عمل دیگر کلیک کنید، یا برای حذف پیام‌های خاص از فیلتر، یک استثنا را اضافه کنید. وقتی از اقداماتی که ایمیلی با نام مستعار دریافت می‌کند، رضایت دارید، روی Finish کلیک کنید.

برخلاف جیمیل، نمی‌توانید از این تغییرات در آدرس ایمیل اصلی خود پیام ارسال کنید، با این حال Outlook به شما امکان می‌دهد یک آدرس @outlook.com کاملا جدید را در حساب اصلی خود اضافه کنید. اگر آدرس درخواستی شما در دسترس باشد، می‌توانید هر دو «johnsmith@outlook.com» و «johnsmithalias@outlook.com» را از یک حساب مدیریت کنید؛ یام‌های خطاب به هر دو در یک صندوق ورودی دریافت می‌شوند که می‌توانید از طریق هردو حساب پیام ارسال کنید؛ بنابراین اگر قصد دارید از نام مستعار برای ناشناس بودن استفاده کنید، سرویس ایمیل مایکروسافت در این بخش نسبت به جیمیل برتری دارد.

شما می‌توانید حداکثر پنج نام مستعار در هر حساب داشته باشید، به شرطی که آدرس‌هایی را انتخاب کنید که هیچ کس ابتدا ادعا نکرده است. هنگامی که این نام‌های مستعار را ایجاد کردید، در نسخه دسکتاپ Outlook و همچنین برنامه Mail که با ویندوز ارائه می‌شود، کار خواهند کرد. اما برای ایجاد موارد جدید، باید این مراحل را در مرورگر وب خود دنبال کنید نه برنامه دسکتاپ.
‌
می‌توانید پیام‌های دریافتی ارسال شده به این نام‌های مستعار را به همان روشی که پیام‌های ارسال شده به نام‌های مستعار DIY ساخته شده با علائم مثبت را فیلتر می‌کنید، فیلتر کنید. برای اینکه واقعا از آدرس‌های اضافه شده خود ایمیل ارسال کنید، کافی است هنگام نوشتن یک پیام، روی From کلیک کرده و هر نامی را که ترجیح می‌دهید انتخاب کنید.

نحوه ایجاد نام مستعار ایمیل در Apple Mail

سیستم نام مستعار Apple Mail بسیار شبیه به Microsoft Outlook است. بدون تغییر تنظیمات، می‌توانید علامت‌های مثبت را به آدرس خود بیاندازید، پیام‌های ارسال شده به «johnsmith+work@icloud.com» همچنان در صندوق ورودی «johnsmith@icloud.com» قرار می‌گیرد؛ با این حال نمی‌توانید از این نام‌های مستعار ایمیل ارسال کنید. برای دریافت این توانایی، می‌توانید حداکثر سه آدرس ایمیل @icloud.com کاملا جدید ایجاد کنید که همه پیام‌ها را به صندوق ورودی اصلی شما منتقل می‌کنند.

بیایید با آن نام مستعار علامت مثبت شروع کنیم. برای فیلتر کردن پیام‌های ارسال‌شده به آن آدرس‌ها، به پورتال وب iCloud Mail بروید، روی نماد cog در نوار کناری کلیک و Rules > Add a Rule را انتخاب کنید. نام مستعار خود را در قسمت بالایی وارد کنید، از طریق منوی کشویی برچسب را به آدرس is تغییر دهید، تصمیم بگیرید که با پیام چه کاری انجام دهید: می‌توانید آن را به یک پوشه ارسال کرده و فوروارد کنید ویا آن را به عنوان خوانده شده علامت بزنید و غیره.

تنظیم این نام‌های مستعار DIY آسان است، اما نمی‌توانید از آن‌ها پیام ارسال کنید. برای این منظور می‌توانید یک نام مستعار جدید ایجاد کنید، یک آدرس ایمیل متفاوت که از حساب اصلی شما مدیریت می‌شود، از آن پیام ارسال کنید. ابتدا روی آیکون cog و سپس Preferences کلیک کنید. از تب Accounts، Edit Email Addresses را انتخاب کنید، سپس یک نام مستعار افزوده و آدرس انتخابی خود را وارد کنید. در نهایت می‌توانید به Mail بگویید که برای هر پیامی که به این آدرس می‌رسد، یک برچسب اعمال کند.

البته این تنها فیلتر نیست، همان قوانینی که برای نام مستعار علامت مثبت اعمال کردید برای موارد مستقل نیز کار می‌کند. می‌توانید از آن‌ها پیام ارسال کنید: وقتی یک ایمیل جدید می‌نویسید، نام مستعار موجود شما به عنوان گزینه در کادر From ظاهر می‌شود. چه از طریق وب یا از برنامه دسکتاپ macOS پیامی بنویسید، این امر صادق است. برای افزودن و مدیریت نام مستعار از Mac خود، برنامه Mail را باز و Mail > Preferences > Accounts را انتخاب کنید.

منبع: popsci