برقراری ارتباط موثر یکی از مهم‌ترین ارکان زندگی اجتماعی است که اصول خاص خود را دارد. یادگیری اصول ارتباط موثر باعث می‌شود که بتوانید ارتباط بهترین با دیگران داشته باشید، روابط کاری و شخصی را بهبود دهید و از بروز سوءتفاهم جلوگیری نمایید. 

اگر به دنبال بهبود ارتباط با همسر، فرزند، رئیس یا همکارتان هستید، یادگیری مهارت ارتباط موثر میتواند ارتباط شما را دیگران را تعمیق ببخشد. 

ارتباط موثر چیست؟

ارتباط موثر فراتر از تبادل اطلاعات و درک احساسات و اهداف موجود در اطلاعات است. در ارتباط موثر علاوه بر این که پیامی به صورت واضح منتقل می‌شود باید شنونده خوبی باشید تا معنای کامل گفته‌ها را بدست آورید و احساس درک شدن و شنیده شدن به طرف مقابل منتقل نمایید. 

ارتباط موثر یک مهارت اکتسابی است، اغلب افراد هنگامیکه میخواهند با دیگران ارتباط برقرار کنند به بیراهه می‌روند. ما یک چیز می‌گوییم و شخص مقابل چیزی دیگری می‌شوند و نتیجه این سوءتفاهم، ناامیدی و درگیر شدن است. 

اصول اساسی برای ارتباط موثر

اصول اساسی برای برقراری ارتباط موثر عبارتند از:

۱ – واقعی بودن: میتوانید هنگام ارائه اطلاعات از آمار و ارقام کمک بگیرید.

۲ – منسجم بودن: ابتدا اصل موضوع را بیان کنید سپس درباره آن توضیح بدهید و تمام جملاتتان حول یک محور باشد و از پراکنده گوی اجتناب کنید. 

۳ – بیان شفاف: پیام باید شفاف بیان شود تا مخاطب در ذهنش با ابهام و پرسش روبرو نشود. 

۴ – تعهد داشتن: در روابط کاری و خانوادگی تعهد را رعایت کنید تا مخاطب تحت تاثیر قرار بگیرید و بداند تعهد داشتن تا چه اندازه برای شما ضروری است. 

۵ – هماهنگ بودن: جملاتی که بیان می‌کنید باید همخوان و همماهنگ باشند و تناقضی بین آن‌ها وجود نداشته باشد تا مخاطب گیج و سردرگم نشود. 

۶ – کامل بودن: پیامی که به مخاطب ارسال می‌کنید باید کامل باشد و هیچ سوالی برای مخاطب باقی نگذارد. 

۷ – رعایت احترام: در صورتی که هنگام صحبت کردن ادب و احترام را رعایت نکنید، توانایی برقراری ارتباط موثر را نخواهید داشت. 

موانع ارتباط موثر

نداشتن مهارت ارتباط موثر میتواند در خانه، مدرسه و روابط کاری مشکل ایجاد نماید. با وجودی که همه به تاثیر موثبت ارتباط موثر در زندگیشان آگاهی دارند، ولی برخی موانع در زندگی افراد میتواند موانعی بر سر ایجاد ارتباط موثرشان با دیگران ایجاد نمایند، از جمله: 

استرس و احساسات خارج از کنترل

استرس باعث می‌شود از نظر احساسی بیش از حد تحت فشار قرار بگیرید و به احتمال زیاد صحبت دیگران را بد تعبیر کنید و به صورت ناخوداگاه سیگنال‌های غیر کلامی مبهم ارسال کنید و الگوی رفتاری ناسازگار بروز دهید. برای پیشگیری از بروز سوتفاهم باید بیاموزید که چطور قبل از ادامه مکالمه به سرعت آرامشتان را بدست آورید.

نداشتن تمرکز

اگر بخواهید همزمان با صحبت کردن کار‌های دیگری انجام دهید نمیتوانید ارتباط موثر برقرار کنید. در صورتی که هنگام مکالمه تلفنتان را چک کنید یا برنامه بعدی خود را تنظیم کنید یا رویاپردازی نمایید نشانه‌های غیر کلامی در مکالمه را از دست خواهید داد و نمیتواند ارتباط موثر برقرار کنید بنابراین هنگام مکالمه باید تمرکزتان را حفظ کنید و از هر گونه حواس پرتی اجتناب نمایید. 

عدم کنترل زبان بدن

هنگام صحبت کردن، زبان بدن باید گفته‌ها را تقویت کند نه این که با آن‌ها مغایرت داشته باشد در صورتی که شنوند از زبان بدن شما تعبیری مخالف گفتار شما برداشت کند به احتمال زیاد به این نتیجه می‌رسد که شما صادق نیستید. مثلا هنگام بله گفته سرتان را به نشانه " نه " تکان بدهید.

استفاده از زبان بدن منفی

یکی از روش‌های نشان دادن عدم موافقت با سخنان گوینده استفاده از زبان بدن منفی ست که اغلب آن را فراموش میکنیم. مثلا روی هم قرار دادن بازو‌ها، جلوگیری از تماس چشمی یا تکان دادن پاها. 

لازم نیست با حرف‌های طرف مقابل موافقت کنید یا آن را بپذیرید، ولی استفاده از زبان بدن منفی به اشتباه هنگامی که نمیخواهید فرد مقابل حالت تدافعی بگیرد باعث خواهد شد ارتباط موثر شکل نگیرد. 

مهارت‌های ارتباط موثر

مهارت ارتباط موثر بر خلاف چیزی که فکر میکنید غریزی نیست و کاملا اکتسابی است شاید شما جزو افرادی باشید که این مهارت را در کودکی نیاموخته اید و حالا باید به صورت آگاهانه در بزرگسالی این مهارت را در خودتان پرورش دهید. 

مهارت اول در ارتباط موثر: شنونده فعال باشید

هنگام مکالمه علاوه بر این که بر روی صحبت هایتان تمرکز دارید سعی کنید بیشتر یک شنونده فعال باشید و علاوه بر درک اطلاعات، احساساتی که گوینده سعی در انتقال آن دارد را درک کنید. تفاوت زیادی بین گوش دادن ساده و شنونده فعال بودن وجود دارد. زمانی که با اشتیاق به صحبت‌های طرف مقابل گوش میدهید، او احساس میکند شما میتوانید او را درک کنید و همین مسئله باعث ایجاد یک ارتباط عمیق و قوی بین شما می‌شود. 

این روند استرس هر دو طرف را کاهش داده و سلامت جسمی و عاطفی را بهبود میدهد. به عنوان مثال اگر با فردی که آرامش دارد صحبت میکند، گوش دادن فعالانه به شما کمک میکند تا آرام شوید و اگر مشتاقانه به حرف‌های یک فرد عصبی گوش دهید، احساس مهم بودن و درک شدن به او منتقل کرده و او را به آرامش می‌رسانید. 

مهم‌ترین نکاتی که برای تبدیل شدن به یک شنونده فعال باید رعایت کنید عبارتند از:

• تمرکز: به طور کامل روی فردی که صحبت میکند تمرکز کنید، مثلا تلفنتان را چک نکنید. تمرکز کامل شما روی فرد مقابل باعث می‌شود که تفاوت‌های ظریف و نشانه‌های غیر کلامی مهم را درک کنید. اگر تمرکز روی مکالمه کار سختی است سعی کنید کلمات را در ذهن خود تکرار کنید تا پیام دریافتی تقویت شود و بتوانید تمرکز خود را حفظ کنید. 

• شنیدن با گوش راست: سمت چپ مغز مرکز پردازش اولیه برای درک گفتار و احساسات است بنابراین گوش دادن با گوش راست میتواند کمک کند تا تفاوت‌های احساسی نهفته در کلام را بهتر تشخیص بدهید. 

• صحبت را قطع نکنید: از قطع کردن صحبت یا تلاش برای هدایت مکالمه به نگرانی‌های خودتان اجتناب کنید. مثلا نگویید: " اگر فکر میکنی این اتفاق بد است، بگذار بگویم چه اتفاقی برایم افتاده است ".

• به حرف‌های خودتان فکر نکنید: گوش دادن مشتاقانه و فعال به معنی انتظار کشیدن برای صحبت کردن خودتان نیست. اگر به چیز‌هایی که قرار است بعدا تعریف کنید، فکر کنید، گوینده میتواند متوجه حالت چهره شما شود و بفهمد که حواستان جای دیگری است. 

• خود را علاقمند نشان دهید: برای نشان دادن علاقه خودتان به گفتگو گاهی سرتان را تکان دهید، به گوینده لبخند بزنید، وضعیت بدنستان حالتی پذیرا و مجذوب نشان دهد و هر از گاهی با گفتن کلمات کوتاه مانند " بله " یا " اوه " سخنران را تشویق به ادامه کنید. 

• قضاوت نکنید: برای برقراری ارتباط موثر نیازی نیست طرف مقابل را دوست داشته باشید یا موافق عقاید، ارزش‌ها یا نظرات او باشید، ولی باید قضاوت را کنار بگذارید و از انتقاد و سرزنش خودداری کنید تا بتوانید حرفهایش را درک کنید. 

• بازخورد بدهید: اگر احساس میکنید ارتباط قطع شده است، آنچه بیان شده را از زبان خودتان بگویید، مثلا میتوانید چنین دامه دهید: " چیزی که من شنیدم ... " یا " به نظر می‌رسید شما میخواهید بگویید... " 

بهتر است به جای تکرار کلمات گوینده، معنی کلمات را در ادامه جمله بیان کنید. 

• درک احساسات پشت کلمات: فرکانس‌های بالاتر، احساسات انسان را منتقل میکند که برای در آن نیاز به تمرین دادن عضلات ریز گوش میانی دارید. با درک احساسات پشت کلمات میتوانید واقعا به معنی سخنان طرف مقابل پی ببرید. برای تقویت شنیدن احساسات میتوانید از آواز خواندن، نواختن ساز بادی یا گوش دادن به موسیقی‌هایی با فرکانس بالا استفاده کنید. 

مهارت دوم برقراری ارتباط موثر: توجه به سیگنال‌های غیر کلامی

سیگنال‌های غیر کلامی که میتواند به برقراری ارتباط موثر کمک کند عبارتند از: 

• نوع نگاه، گوش دادن، حرکت کردن و عکس العمل شما به شخص دیگر، بیشتر از کلمات در مورد احساس شما به او اطلاعات می‌دهد. 

• ارتباط غیر کلامی یا زبان بدن شامل حالت صورت، حرکات بدن، تماس چشمی، لحن و تن صدا، فضار عضلانی یا حتی تنفس باشد.

• شما میتوانید با استفاده از زبان بدن باز، بازو‌های باز، ایستادن یا نشیتن روی لبه صندلی با حالت باز و برقراری ارتباط چشمی، ارتباط موثر را تقویت کنید. 

• میتوانید از زبان بدن برای تاکید و تقویت پیام کلام استفاده کنید مثلا به او ضربه بزنید و از موفقیتش تعریف کنید یا مشتتان را گره کنید تا بر پیامتان تاکید نمایید. 

• برای نشان دادن اعتماد به نفس سرتان را بالا بگیرید، لبخند بزنید، تماس چشمی را حفظ کنید و محکم دست بدهید. 

مهارت سوم ارتباط موثر: کنترل استرس

استرس معمولا باعث می‌شود حرفی بزنید یا کاری انجام دهید که بعدا از آن پشیمان شوید. باید تمرین کنید تا بتوانید استرستان را کنترل کنید و خودتان را به شرایط ارامش برسانید تا به درستی سیگنال‌های ارسال شده از طرف مقابل را دریافت کنید و بدانید زمان پاسخ دادن است یا سکوت کردن. 

می‌توانید برای کنترل استرس قبل از پاسخ دادن درخواست کنید سوال تکرار شود یا توضیح بیشتری در موردش ارائه شود. 

برای جمع آوری افکار مکث کنید تا از روی عجله پاسخ ناشایستی ندهید. 

در صورتی که پاسخ شما بیش از حد طولانی باشد یا برای گفتن برخی نکات تردید دارید ممکن است علاقه شنونده را از دست بدهید. در این موارد بهتر است یک نکته را بیان کنید و سپس واکنش شنونده را بررسی کنید که آیا لازم است نکته دوم هم بیان شود یا خیر. 

واضح صحبت کردن به اندازه خود مطلب اهمیت دارد. تن صدای یکنواخت خود را حفظ کنید و تماس چشمی برقرار کرده و زبان بدن را آرام و باز نگه دارید و با یک خلاصه بحث را تمام کنید.

برای کاهش استرس فوری میتوانید از تکنیک‌های ریز استفاده کنید مثلا یک شکلات نعنایی در دهان بگذارید یا یک گلوله ضد استری را در جیبتان بفشارید، چند نفس عمیق بکشید تا عضلاتتان ریلکس شوند یا یک تصویر آرامش بخش را به یاد بیاورید. 

می‌توانید از حس شوخ طبعی استفاده کنید و با یک شوخی یا داستان سرگرم کننده فضا را تلطیف نمایید.

در مواردی که فرد مقابل پافشاری زیادی روی مواضع خود دارد به جای این که خلافش حرف بزنید با مصالحه استرس و تنش را کاهش دهید. 

مهارت چهارم ارتباط موثر: مطرح کردن خود

بیان خود یا ابراز وجود به معنی بیان افکار، احساسات و نیاز‌ها به روشی صادقانه است که منجر هب افزایش عزت نفس می‌شود. 

در حالی که درباره خواسته‌های خودتان صحبت میکنید، احترام دیگران را حفظ کنید. ارتباط موثر همیشه درباره درک طرف مقابل است نه پیروزی در یک بحث یا تحمیل کردن نظرات خود به دیگران، بنابراین برای این که کلامتان موثر باشد نباید رفتاری خصمانه یا پرخاشگرانه نشان دهید. 

برای تاثیر گذاری بیشتر میتوانید نکات زیر را رعایت کنید:

• برای خود و گزینه هایتان ارزش قائل باشید، خواسته‌های شما به اندازه خواسته‌های دیگران مهم است. 

• نیاز‌ها و خواسته هایتان را بشناسید و بدون نقض حقوق دیگران، بیانشان کنید. 

• افکار منفی را با روشی مثبت بیان کنید و حتی در حالت عصبانیت، احترام دیگران را حفظ کنید. 

• تعریف و تمجید‌ها را با مهربانی بپذیرید. 

• از اشتباهات خود درس بگیرید و در صورت نیاز از دیگران کمک بگیرید. 

• نه گفتن را بیاموزید.

• محدودیت‌های خود را بشناسید و اجازه ندهید دیگران از شما سواستفاده کنند.

• بیشتر به دنبال گزینه‌هایی باشید که به همه احساس خوبی بدهد.

منبع: بیتوته