براساس اعلام دانشگاه صنعتی شریف، کلیه پذیرفته‌شدگان مقطع دکتری لازم است اطلاعات شخصی و تحصیلی خود را حداکثر تا روز شنبه ۵ شهریور در سامانه آموزش دانشگاه تکمیل کرده و سپس با تعیین نوبت مراجعه بین روزهای یک‌شنبه تا سه‌شنبه ۶ تا ۸ شهریورماه برای تحویل حضوری مدارک و تکمیل ثبت‌نام به ساختمان آموزش دانشگاه مراجعه کنند.

پذیرفته شدگانی که دانشجوی سال آخر بوده و حداکثر تا تاریخ ۳۱ شهریور فارغ التحصیل می شوند، لازم است فرم مخصوص معدل و فرم مخصوص پذیرفته شدگان آزمون دوره دکتری سال ۱۴۰۱ توسط دانشگاه یا موسسه آموزش عالی محل اخذ کارشناسی ارشد تایید شده است را ارائه کنند.

پذیرفته شدگانی که قبل از تاریخ یکم فروردین ۱۴۰۱ فارغ التحصیل شدند باید مدرک فارغ التحصیلی خود را ارائه کنند.

همچنین یکی از مدارک زیر مبنی بر تعیین تکلیف وضعیت نظام وظیفه آقایان محسوب می شود؛

اصل و کپی کارت پایان خدمت

اصل و کپی کارت معافیت دائم اصل و کپی دفترچه آماده به خدمت

پذیرفته شدگانی که دانشجوی سال آخر دوره ارشد بوده، باید کپی فرم مخصوص پذیرفته شدگان آزمون دکترا سال ۱۴۰۱ یا مدرک دال بر فراغت دستی مقطع ارشد خود را ارائه دهند.