به گزارش مجله شبانه باشگاه خبرنگاران، برای چند لحظه عنوان شغلی خود را فراموش کنید- هر کسی به دنبال راه‌کارهایی برای بهتر و موثرتر كردن کار خود است و حالا زمان آن فرا رسیده که لیوان‌های بزرگ چای خود را زمین بگذارید ،فهرست‌های طویل کارهای روزانه را دور بریزید و دیگر به ایمیل‌های طومارمانند بي محتوا که هر روز برای دیگران ارسال می‌کنید، پایان دهید.

تجربه یک روز کاری بسیار موثر و کارا می‌تواند به شما احساس سرخوشی هدیه دهد، اما برخلاف باور عموم، چک کردن و انجام دادن تمام کارهای موجود در فهرست کارهای روزانه، واقعا نشانه‌ای از بهره‌وری نیست. مردمی که به راستی دارای بهره‌وری بالایی هستند توجه و تمرکز خود را صرف انجام دادن کارهای زیادی نمی‌کنند؛ زیرا انجام همزمان کارهای زیاد، در واقع خلاف بهره‌وری است.

 اگر شما واقعا می‌خواهید بهره‌وری بالایی داشته باشید، باید بر روی انجام کارهای کمتری تمرکز کنید. من اخیرا با تونی ونگ مدیر پروژه و نبوغ بهره‌وری، مصاحبه‌ای داشتم تا بفهمم راز داشتن یک روز کاری بهره‌ورتر و موثرتر چیست.

وی مرا با بینش عالی خود و ديگر افراد کارا آشنا نمود و مواردی را به من گفت که می‌توان از آن‌ها برای داشتن یک روز کاری موثرتر و بهره‌ورتر استفاده نمود.حالا از کارآیی و بهره‌وری بسیار بالای خود، با انجام دادن 8 مورد زیر لذت ببرید:

یک لیست کوچک‌تر تهیه کنید

شما باید تا جایی که امکان دارد سعی کنید بیشتر از 8 ساعت در طول یک روز کاری کار نکنید، در این صورت ممکن است کارهای کمتری انجام دهید. درک این نکته ممکن است سخت به نظر برسد، اما قرار دادن کارهای زیادی در چک لیست روزانه باعث کمتر شدن کارآیی و بهره‌وری می‌شود.

نکته اصلی اینجاست که شما باید نگرش خود را به سوی رویکرد «کمتر، بیشتر و بهتر است» تغییر دهید و تعداد وظایف کمتری را در چک لیست روزانه خود قرار داده و با تمرکز بیشتری به انجام آنها بپردازید.

به خود استراحت‌های کوتاه بدهید

آیا شما می‌دانید هنگامی‌که کاری را به مدت چند ساعت و بدون وقفه انجام می‌دهید، مغز شما برای تامین انرژی مورد نیاز چقدر درد می‌گیرد؟ دلیل این موضوع، استفاده مغز از گلوکز می‌باشد زیرا در این حالت، ذخیره آن به اتمام رسیده است.

بدن در این حالت به استراحت نیاز دارد و این نیاز را بدین صورت مخابره می‌کند، ولی بسیاری از مردم، معنی این حس را درست درک نمی‌کنند. در چنین زمان‌هایی لازم است به پیاده‌روی بروید، چیزی بخورید یا بنوشید یا به مدیتیشن بپردازید- به عبارت دیگر به مغز خود استراحت بدهید.

شما می‌توانید به راحتی با استراحتی کوتاه، به بهره‌وری بیشتری در طول روز کاری دست پیدا کنید. در این صورت بدن شما شارژ شده و برای رسیدن به کارآیی و بهره‌وری بیشتر آماده خواهد شد.

از قاعده 80/20 پیروی کنید

آیا می‌دانید که تنها 20 درصد از آنچه هر روز انجام می‌دهید، شما را به 80 درصد از نتایج مورد نیاز می‌رساند؟ شما باید کارهایی را که اهمیت زیادی ندارند، حذف کنید؛ زیرا دارای کمترین اثر بر روی کارآیی و بهره‌وری کلی شما هستند. به عنوان مثال، در یک پروژه، شما به صورت سیستماتیک ديگر وظایف را تا زمانی که با 20 درصد از کارها به 80 درصد از نتایج مطلوب می‌رسید، کنار بگذارید.

روزتان را با تمرکز بر روی خود شروع کنید

اگر صبح خود را با چک کردن ایمیل‌هایتان آغاز کنید، به دیگران این امکان را می‌دهید که به شما دیکته کنند که چه کاری انجام دهید. شما باید خود را با نادیده گرفتن ایمیل‌هایتان در یک مسیر درست قرار دهید و در اول صبح بر روی خود تمرکز کنید، یک صبحانه خوب بخورید، مدیتیشن کنید یا اخبار روزنامه‌ها رابخوانید.

وظایف سخت‌تر را در اوایل روز انجام دهید

سعی کنید کارهای چالشی‌تر را زمانی که در اول صبح تازه نفس هستید و مغز شما آماده‌تر است، انجام دهید و ديگر وظایف کم اهمیت را – در صورت وجود- برای بعدازظهر که انرژی شما رو به اتمام است، نگه دارید.

تلفن خود را بردارید

دنیای دیجیتال عادات ارتباطی ضعیفی ایجاد کرده است. می‌توان گفت که ایمیل یکی از قاتلان کارآیی و بهره‌وری است و معمولا باعث انحراف از وظایفی که واقعا مهم هستند، می‌شود. به عنوان مثال، مردم اغلب اسامی زیادی بر روی ایمیل‌های خود کپی می‌کنند و برای آنها ایمیل ارسال می‌کنند- شما قربانی این عمل نشوید.

این کار برای دیگران از طریق بر هم زدن تمرکز افراد در انجام وظایف، ایجاد مزاحمت می‌کند و نشانه‌ای از تنبلی است. اگر شما ایمیلی دریافت کردید که اسامی بسیاری از افراد نیز در رونوشت (CC) آن بود، در پاسخ خود می‌توانید در حق هر کدام از آنها که دوست داشتید، لطف کنید و آنها را در رونوشت پنهان (BCC) قرار دهید. اگر چرخه ایمیل‌ها دارای بیش از دو پاسخ بود، زمان آن رسیده است که گوشی تلفن خود را بردارید و با یک تماس، موضوع یا مشکل به وجود آمده را حل کنید و کارآیی خود را افزایش دهید.

یک سیستم ایجاد کنید

اگر می‌دانید که چیزهای خاصی باعث خدشه‌دار کردن کارآیی روزانه شما می‌شود، یک سیستم برای مدیریت آنها ایجاد کنید. آیا ایمیل‌های خود را در طول روز چک می‌کنید؟ شما می‌توانید زمان خاصی از صبح، بعد از ظهر و یا شب را برای مدیریت آنها اختصاص دهید. در غیر این صورت، شما از اهداف مهم خود در طول روز عقب می‌مانید.

بهره‌وری و کارآیی را با تنبلی اشتباه نگیرید

با وجود اینکه هیچ‌کس دوست ندارد به این نکته اعتراف کند، اما تنبلی، عامل شماره 1 کاهش کارآیی و بهره‌وری است. در واقع، تعدادی از روش‌های صرفه‌جویی و مدیریت زمان - برای مثال برگزاری جلسات و ارسال ایمیل- واقعا تنها راه برای فرار از انجام دادن کار واقعی است.

تا جایی که امکان دارد تمرکز خود را بر روی انجام کارهایی قرار دهید که از مهم‌ترین و موثرترین موضوعات هستند. به یاد داشته باشید زمانی که می‌خواهید در طول روز کاری، کارآیی داشته باشید، جمله «کمتر، بیشتر و بهتر است» را فراموش نکنید.