پیرو اطلاعیه معاونت امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در خصوص تکمیل اطلاعات و بارگذاری مدارک و مستندات پذیرفته شدگان آزمون سردفتری اسناد رسمی سال ۱۴۰۱ در "درگاه ملی صدور مجوزها"، این معاونت طی اطلاعیه جدیدی نسبت به برخی ابهامات و پرسش‌های احتمالی متقاضیان توضیحاتی ارائه داد. متن اطلاعیه شماره ۲ معاونت امور اسناد سازمان ثبت بدین شرح است:
در پی اطلاعیه منتشره در روز چهارشنبه مورخ ۰۷/۰۴/۱۴۰۲، از پذیرفته شدگان اولیه آزمون سردفتری اسناد رسمی تقاضا دارد قبل از ثبت درخواست، ابتدا نسبت به انجام استعلامات ذیل اقدام و پس از اخذ گواهی ها، نسبت به بارگذاری مدارک و ثبت درخواست اقدام نمایند.
مدارک لازم:
۱- اخذ تأیید مدرک تحصیلی از درگاه وزارت علوم و تحقیقات – فناوری و سایر مراجع مربوطه ذیصلاح
۲- اخذ تأییدیه گواهی پایان خدمت یا معافیت دائم از خدمت مقدس سربازی از سامانه سازمان نظام وظیفه عمومی (برای آقایان)
۳- اخذ گواهی تندرستی و عدم اعتیاد به مواد مخدر و روان گردان از پزشکی قانونی
۴- اخذ گواهی عدم سوء پیشینه کیفری از سامانه سجل قضائی
۵- مراجعه به دفاتر اسناد رسمی جهت تنظیم سند تضمین سردفتری طبق ماده ۱۵ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی
۶- مراجعه به دفاتر اسناد رسمی جهت تنظیم سند تعهد عدم اشتغال در مشاغل منافی سردفتری موضوع ماده ۱۵ قانون دفاتر اسناد رسمی
۷- گواهینامه مهارت‌های هفت گانه رایانه (ICDL) تذکر ۱: آن دسته از متقاضیان که تا کنون نتیجه بررسی صلاحیت آن‌ها از ناحیه مراجع ذیصلاح واصل نشده است، هنگام بارگذاری مدارک با پیغام «تاکنون نتیجه بررسی صلاحیت شما از ناحیه مراجع ذیصلاح واصل نشده است. به محض وصول تائید صلاحیت، متعاقباً مراتب از طریق پیامک جهت مراجعه بارگذاری مدارک اعلام خواهد شد» مواجه می‌گردند، می‌بایست بعد از دریافت پیامک، جهت تکمیل اطلاعات و بارگذاری مدارک خود اقدام نمایند.
تذکر ۲: در خصوص بند ۳، متقاضیان می‌بایست بدواً به ادارات کل ثبت اسناد و املاک استان‌ها مراجعه و نسبت به اخذ معرفی نامه (موضوع بند ۳ مدارک لازم) و سیر مراحل مقتضی اقدام نمایند. تذکر ۳: پذیرفته شدگان می‌بایست پس از تهیه کلیه گواهی‌های فوق الذکر، نسبت به بارگذاری مدارک و مستندات مزبور در درگاه ملی صدور مجوز‌های کسب و کار اقدام نمایند. چنانچه مدارک ناقص باشد مسئولیت امر بر عهده شخص متقاضی خواهد بود.