طبق مصوبات هیئت عالی جذب ارجاع پرونده‌های جذب هیئت علمی به گروه‌های آموزشی و دانشکده‌ها وجاهت قانونی ندارد و تخلف محسوب می‌شود. در واقع بررسی علمی پرونده‌ها و مصاحبه علمی باید صرفا توسط کارگروه‌های بررسی توانایی‌های علمی صورت بگیرد.

همچنین رسیدگی به شکایات مربوط به مراحل غربالگری و تعیین سه رغیب برتر جذب اعضای هیئت علمی بر عهده هیئت‌های اجرایی می‌باشد و در مرحله تصمیم گیری هیئت اجرایی برای هر رشته تحصیلی شکایات احتمالی تمامی افراد حذف شده از فرآیند جذب آن رشته غیر از سه رغیب برتر می‌بایست قبلا رسیدگی و تعیین تکلیف شده باشد.

طبق تاکید هیئت عالی جذب، تحقق هر چه بیشتر جدول زمانبندی جذب و تعیین تکلیف سریع متقاضیان نیازمند برنامه ریزی دقیق، جدی، تشکیل مستمر و فشرده جلسات کارگروه‌های صلاحیت عمومی و علمی برای جلسات تصمیم گیری هیئت اجرایی می‌باشد.

طبق تاکید وزارت علوم بر اساس ابلاغیه‌های قبلی که در آن‌ها پرونده‌های مربوط به فراخوان‌های سال ۹۸ و ماقبل آن مختومه تلقی شده‌اند آخرین مهلت برای پذیرش پرونده‌های مربوط به فراخوان‌های ۱۳۹۹، ۱۴۰۰ و اردیبهشت ۱۴۰۱ جهت بررسی در هیئت مرکزی جذب به ترتیب در تاریخ‌های ۳۰ مهر، ۳۱ آذر و ۳۰ بهمن ماه جاری انجام خواهد شد و در صورت عدم بارگزاری تمامی مدارک هر پرونده از این فراخوان‌ها بالأخص صورت جلسه هیئت اجرایی آن در سامانه "مهر رضوی" تا تاریخ‌های مذکور بررسی‌های آن در هیئت مرکزی ناممکن بوده و مسئولیت پاسخگویی به متقاضیان متضرر به عهده دبیرخانه‌های جذب خواهد بود.

همچنین جلسات هیئت مرکزی و کمیته منتخب آن به صورت هفتگی و پرونده‌های بدون نقص و دارای حراست را نیز بین یک تا سه ماه بررسی می‌کنند.

طبق تصمیم وزارت علوم رقابت حداقل سه نفر در هر دو بُعد علمی و عمومی برای یک رشته لازم است. در فراخوان سال ۹۹، ۳۰ سهمیه اختصاص داده شده که ۱۴ پرونده آن به مرکز جذب ارسال شده است. یک پرونده در انتظار غربالگری، پنج پرونده در انتظار بارگذاری صورتجلسه علمی، ۲۹ پرونده در انتظار بارگذاری صورتجلسه عمومی و یک پرونده نیز دارای نقص و برگشت شده از مرکز جذب وجود دارد.