به گزارش خبرنگار نبض بازار گروه اقتصادی باشگاه خبرنگاران جوان،در گذشته کارهای یک فروشگاه چندان پیچیده نبود؛ صدور فاکتور دستی و ثبت اقلام به فروش رسیده در یک دفترچه یادداشت می‌شد و حسابداری کسب‌وکارهای کوچک را به همین منوال مدیریت می‌کردند. اما این روزها پیچیدگی زیاد مبادلات و فرآیندهای ورود اجناس به انبار و فروش، استفاده از یک سیستم حسابداری کارآمد را به نیاز ضروری هر فروشگاهی اعم از کوچک و بزرگ تبدیل کرده است. در این مطلب بیشتر در مورد سیستم‌های حسابداری ویژه فروشگاه‌های کوچک و اهمیت آن صحبت می‌کنیم.
چرا فروشگاه‌های کوچک از سیستم حسابداری استفاده می‌کنند؟
همیشه احتمال وجود خطای انسانی در حساب و کتاب‌های کسب‌وکارها وجود دارد و اگر محاسبه دقیقی نداشته باشید ممکن است کسب‌وکار را به سمت ورشکستگی بکشانید. استفاده از انواع سیستم های حسابداری مزایای مختلفی دارد که می‌تواند از ورشکستگی فروشگاه پیشگیری کند؛ در اینجا به مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم.
1. تهیه گزارش‌ها به ساده‌ترین شکل ممکن
سیستم‌های مدیریت حسابداری گزارش‌های دقیق سود و زیان شرکت را در بازه‌های زمانی دلخواه شما مثل روز، هفته، ماه و سال فراهم می‌کنند. به این ترتیب با چند کلیک ساده به همه اطلاعاتی که داشتن آن برای شما ضروری است دست پیدا می‌کنید.
2. صرفه‌جویی در زمان
استفاده از سیستم‌های مدیریت در زمان شما و کارکنان صرفه‌جویی می‌کنند، چراکه دسته بندی اسناد و اطلاعات از قبل در سیستم تعریف شده و هر بار به آن‌ها نیاز می‌کنید به راحتی می‌توانید از منو به این دسته بندی‌ها دسترسی داشته باشید، خیلی سریع تصمیم‌گیری کنید و عملکرد خود را ارتقا دهید. محاسبات در چند دقیقه انجام می‌شود و وقت شما و کارکنانتان برای انجام کارهای ضروری آزادتر خواهد بود.
3. ارتقای سیستم حسابداری
وقتی از یک سیستم حرفه‌ای حسابداری استفاده می‌کنید در مرحله نخست باید هزینه‌ای را برای تهیه و راه اندازی آن انجام دهید، اما به مرور با توجه به افزایش کارآمد سیستم حسابداری هزینه‌های بازگشت داده شده و برای شما سودآور خواهد شد. این سیستم‌ها امکان بررسی خروجی و ورودی‌های انبار را در سریع‌ترین زمان ممکن فراهم می‌کنند و استرس شما را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهند. در نتیجه با خرید یک سیستم حسابداری عملکرد حسابداری شما ارتقا پیدا می‌کند.
4. ارائه اسناد به صورت اتوماتیک
اسناد مالی مورد نیاز فروشگاه مثل فاکتور، یادداشت اعتباری، سفارشات خرید و سایر سندها به صورت اتوماتیک صادر شده و به راحتی می‌توانید آن‌ها را چاپ کنید. سابقه محاسبات حقوق و دستمزد کارکنان در سیستم ثبت می‌شود و به سرعت می‌توانید در اول هر ماه حقوق و دستمزدها را محاسبه کنید.
5.کاهش ریسک در امور حسابداری
اشتباه در محاسبات طبیعی به نظر می‌رسد اما اگر از یک سیستم استفاده کنید امکان وقوع خطاهای ذهنی به صفر می‌رسد و اشتباهات ویرانگر به هیچ عنوان رخ نمی‌دهد. در عین حال فرآیندهایی که برای انجام آن‌ها باید از فرمول‌های پیچیده استفاده می‌کردید، به سرعت بالایی پردازش شده و نتیجه نهایی در اختیار شما قرار می‌گیرد.
استفاده از سیستم حسابداری چه مشکلاتی را در فروشگاه‌های کوچک حل می‌کند؟
- گردش وجوه در کل فروشگاه به خوبی ثبت می‌شود و مدیریت آن ساده‌تر می‌شود.
- درک واقع‌بینانه و صحیحی از وضعیت مالی فروشگاه به دست می‌آورید که ریشه یابی مشکلات را ساده‌تر می‌کند.
- می‌توانید آخرین وضعیت دارایی‌ها، بدهی‌ها و درآمدهای خود را مشاهده کرده و تصمیم‌های به موقع بگیرید.
- نیاز به استخدام حسابدار تمام‌وقت که هزینه زیادی به کسب‌وکار شما تحمیل می‌کند را کاهش می‌دهد.
- تهیه گزارشات پیچیده مالیاتی که در گذشته برای شما دغدغه بود با این سیستم‌ها بسیار ساده انجام می‌شود.
- موجودی انبار به صورت دقیق به شما اطلاع داده می‌شود و گزارش‌های انبار هر زمان که اراده کنید برایتان آماده می‌شود.
- با یک نگاه سریع می‌توانید سود کسب‌وکارتان را ببینید و از شرایط آگاه شوید.
- انجام فعالیت‌های اصلی حسابداری بسیار ساده می‌شود و شما دغدغه‌ای از این باب نخواهید داشت.
چطور می‌توان یک سیستم حسابداری مناسب را برای فروشگاه انتخاب کرد؟
سیستم‌های حسابداری متعددی با قابلیت‌ها و ویژگی‌های متنوع در بازار عرضه شده که کار انتخاب را سخت می‌کند. مدیر فروشگاه باید تا حدودی از فرآیندهای حسابداری مطلع باشد تا راحت‌تر بتواند تصمیم‌گیری کند. اولین گام این است که لیست کامل نرم افزار حسابداری برای فروشگاه ها را تهیه کنید و پس از بررسی مشخصات و ویژگی‌های تک‌تک آن‌ها، ببینید بر اساس بودجه‌ای که در اختیار دارید و نیازهایتان کدام یک برای شما انتخاب مناسب‌تری خواهد بود. خوب است با حسابدار خود در این خصوص مشورت کنید و ببینید سایر رقبای شما از کدام سیستم استفاده می‌کنند.
انتخاب یک سیستم حسابداری نامناسب چه عواقبی دارد؟
فرآیندهای حسابداری بسیار دقیق و پیچیده هستند، ممکن است برای راه اندازی کامل یک سیستم حسابداری ماه‌ها وقت بگذارید و اگر به این نتیجه برسید که انتخاب اشتباهی داشتید ممکن است باعث اتلاف وقت زیادی شده یا شما را مجبور کند از چندین اپلیکیشن و نرم افزار مختلف استفاده کنید که مدیریت فرآیندها را بسیار پیچیده و سخت می‌کند. در بسیار موارد دیده شده هزینه‌های تغییر سیستم حسابداری به حدی زیاد و مراحل کار، پیچیدگی‌های زیادی دارد که اجرای آن را عملا غیر ممکن می‌کند. پس هنگام انتخاب باید دقت بالایی داشته باشید تا در آینده با مشکل مواجه نشوید.
سیستم‌های حسابداری رایگان که در حال حاضر همه به آن‌ها دسترسی دارند برای فروشگاه‌ها انتخاب مناسبی نیست، چون ضریب امنیتی آن‌ها پایین است و پشتیبانی مناسبی هم ندارند. در نهایت سیستمی را انتخاب کنید که کار با آن ساده باشد و همه کارکنان شما حتی با کمترین دانش فنی و حسابداری به راحتی بتوانند از آن استفاده کنند.
زینسی یک وب سایت تخصصی است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند نرم افزار و اپلیکیشن‌های مناسب برای کسب‌وکار خود را راحت‌تر انتخاب کنند. شما می‌توانید به این سایت اینترنتی مراجعه کنید و نرم افزارهای مختلف حسابداری را با یکدیگر مقایسه کنید و با مزایا و معایب هر کدام به راحتی آشنا شوید. در این سایت اطلاعات به دقت طبقه بندی شده و به راحتی می‌توانید پاسخ هر سوالی که ذهن شما را درگیر کرده پیدا کنید. به این ترتیب تصمیم‌گیری ساده‌تر می‌شود. توصیه ما به شما این است که حتما سیستمی را خریداری کنید که خوشنام باشد و خدمات پس از فروش کاملی را در اختیارتان بگذارد. تهیه نسخه اصلی نرم افزارها امنیت آن‌ها را به میزان قابل توجهی افزایش داده و کار با سیستم را ساده‌تر می‌کند.
انتهای پیام/
