به گزارش گروه وبگردی باشگاه خبرنگاران جوان، ما از 10 کارآفرین موفق دنیا پرسیده ایم که چه کار خاصی انجام می دهند تا تکراری ترین کار دنیا یعنی جلسات کاری و قرارهای ملاقات، بیشترین بازدهی را داشته باشند. پاسخ آنها را در ادامه می خوانید.

1. از قبل برنامه ریزی کنید

بهتر است از یک هفته قبل برنامه ریزی های تان درباره جلسه را انجام دهید. از کارمندان مربوطه بخواهید که از پیش ایده های شان را در این زمینه مطرح کنند. به آنها فرصت کافی دهید که در مورد این موضوع فکر کنند، نظرات شان را به شما اعلام کنند؛ اما در ادامه طبق برنامه ریزی تان پیش بروید.

2. رویکردی جامع داشته باشید

ما از اصول جامعه سالاری (سوسیوکراسی) استفاده می کنیم تا ارزش بیشتری به جلسات مان ببخشیم. جامعه سالاری رویکردی مبتنی بر تکیه بر آرای عمومی در هنگام تصمیم گیری، مدیریت کارآمد، ارزیابی متداوم و توسعه سازمان است.


3. بایستید

جلسات را به صورت کوتاه و ایستاده برگزار کنید. ما هر روز سر ساعت 9 صبح جلسه ای به شکل ایستاده برگزار می کنیم که در آن همه اعضا یک به یک هدف آن روزشان را بیان می کنند. به دلیل این که همه ایستاده اند، انرژی بیشتری در فضا موج می زند و جلسه سریع تر پیش می رود. معمولا جلسه پس از 15 دقیقه به پایان می رسد.

4. یادداشت برداری کنید

همیشه شخصی را مسئول یادداشت برداری از برنامه ها کنید؛ در واقع فراموش نکنید که برای هر کدام از جلسات، صورتجلسه تهیه کنید. این که چه کسی می خواهد در چه زمانی چه کاری را انجام دهد یادداشت کنید. سپس از مسئول جلسه بخواهید که نسخه ای از یادداشت هایش را به شما و بقیه بدهد. این کار باعث می شود که همه چیز به خوبی پیش برود و جلسات معنادار شوند.

5. پاکسازی کنید

من همیشه از افرادی که باید سر جلسه حاضر شوند می خواهم که دغدغه ها و مشکلات شان را روی کاغذ بنویسند و به من بدهند. اسم این کار را پاکسازی گذاشته ایم! بدون پاکسازی همه در طول جلسه نگران مشکلات خودشان هستند اما پاکسازی تمرکز بیشتری به آنها می بخشد.

6. وظایف هر کدام از کارمندان را کاملا مشخص کنید

در شرکت ما همه افراد وظایف و و برندهای شان را روی تابلویی می نویسند. سپس همه دور هم جمع می شویم و برنامه ها را یک به یک می خوانیم. گاهی اوقات فقط با خواندن برنامه ها متوجه کم اهمیت بودن یا مهم بودن برخی برنامه ها می شویم.

7. بپرسید و گوش دهید

من دوست دارم کارهایم را طبق برنامه پیش ببرم اما این موضوع همیشه امکانپذیر نیست. کار ما در زمینه فناوری اطلاعات است. اگر مشتری در مورد موضوعی مرتبط به مشکل خورده باشد، از او می خواهم که دقیقا مشکلش را به ما بگوید و سپس سعی می کنم بر اساس نیازش راه حل خوبی به او پیشنهاد کنم.

8. در هنگام ناهار جلسه بگذارید

موثرترین جلسات ما زمانی شکل می گیرند که طبق این فرمول برگزار شود. بیش از پنج نفر در جلسه نباشند و جلسه هنگام ناهار شکل بگیرد. زمانی که فقط افراد کلیدی در جلسه حضور داشته باشند، تمرکز افراد حفظ می شود و زمان به خوبی می گذرد. ناهار خوردن در کنار یکدیگر باعث رفع استرس ناشی از جلسه می شود. همچنین احتمال این که همه افراد مورد نظرتان در جلسه حضور پیدا کنند هم بیشتر می شود.

9. موضوعات را محدود کنید

من و گروه کاری ام هر روز جلسه ای به مدت 30 دقیقه برگزار می کنیم. این موضوع باعث می شود که جلسات به نحوی برگزار شوند که فقط موضوعات مهم مورد بررسی قرار گیرند و دستورالعمل هایی مشخص برای شان تهیه شود. به لطف این جلسات، توانایی سوال پرسیدن افراد گروهم افزایش پیدا کرده است و آنها یاد گرفته اند که چگونه سوالات مهم و تاثیرگذاری مطرح کنند.

10. سر اصل مطلب باقی بمانید