به گزارش خبرنگار اجتماعی باشگاه خبرنگاران ، براساس آنچه گفته شد جلسه مجمعی است که در آن از فرد جمعی در راستای اخذ تصمیم‌های بهتر پیرامون یک یا چند مسئله بهره گرفته می شود و به عبارت دیگر در نگاه نخست باید برگزاری جلسه‌های کاری را پدیده مثبت در جهت رسیدگی به امور مردم و یا اهداف کلان یک مجموعه یا سازمان ارزیابی کرد، اما مردم و به ویژه آن بخش از افراد که به سبب پیگیری امور اداری به یک نهاد یا ارگان مراجعه کرده‌اند، چندان با شکل گیری چنین گروه‌هایی موافق نیستند، چرا که معتقدند بر پایه چنین نشست‌هایی به ویژه در ساعت‌های فعالیت های اداری سر گردانی، بلاتکلیفی و اتلاف زمان مخاطبان یک مجموعه اداری و در نتیجه طولانی و پیچیده شدن سیر بروکراسی را در پی خواهد داشت.
 
در همین رابطه البته باید حق را به مردم و منتقدان داد چرا که فردی که تنها برای درج یک امضا در پرونده ای از راه دور و یا از یک شهرستان به یک اداره مراجعه کرده باید هزینه های مالی و زمانی زیادی را صرف کند تا دوباره روزی دیگر جهت پیگیری روند امور اداری مرتبط با پرونده‌اش به آن نهاد یا اداره مراجعه کند.
 
البته حضور دوباره یک فرد به علت بی برنامگی و نبود اطلاع رسانی دقیق و کافی تضمینی برای اصول موفقیت در پیشرفت امور اداری به حساب نمی‌آید و چه بسا که یک فرد تنها برای اخذ یک امضا بارها به یک اداره مراجعه کند از سوی دیگر نبود یک سیستم منسجم و کار آمد و پیگیری امور اداری در قالب نظام اداری سنتی در کنار مدیریت قائم به فرد باعث شده تا غیب و یا حضور چند ساعته یک مدیر در یک جلسه کاری آنچنان بر روی راندمان کاری یک مجموعه تاثیر گذار باشد که به افت خدمات رسانی و پاسخگویی به مردم و در نهایت بلاتکلیفی و عدم رضایت آنها منجر شود.
 
 از طرف دیگر کند بودن و یا ناقص بودن ارائه خدمات الکترونیکی در نهادهای اداری همچنان حضور افراد را در یک اداره یا سازمان جهت پیگیری امور اداری ضروری ساخته و این مسئله هنگامی که با برگزاری جلسات برون شهری وی ا درون سازمان همراه شود سرگردانی دو چندان مخاطبان یک مجموعه را به دنبال خواهد داشت.
 
در همین رابطه میرزایی شهردار ماهدشت در استان البرز معتقد است، نبود یک سیستم اداری پویا که جای تکیه بر افراد، سلیقه ها و آراء شخصی بر ضوابط و قوانین فرا شخصی استوار باشد از چالش‌های نظام اداری کشور است و این مقوله خود به وابستگی هر چه بیشتر مجموعه‌های اداری به افراد و شکل گیری مدیریت قائم به فرد انجامیده است.
 
میرزایی با بیان اینکه در مجموعه تحت مدیریتش جلسه های اداری پیش یا پس از ساعت کاری منعقد می شود، افزود: علیرغم تلاش در جهت جلوگیری از تشکیل جلسه‌های درون سازمانی در ساعت های مراجعه مردم و ارباب رجوع در شهرداری ماهدشت دستور تشکیل جلسه‌های برون سازمان از نهادهای فرا دستی مانع از این می شود که مقوله تداخل نشست‌ها با ساعت‌های کاری  به طور کامل محقق شود.
 
محسن تاجیک دانشجوی دکتری مدیریت و برنامه ریزی شهری و شهردار شمشک نیز در همین رابطه افزود: تعیین نکردن برنامه جلسه و عدم تشکیل جلسه های کارشناسی پیش از تشکیل نشست مدیران ارشد از مهمترین چالش‌های نظام اداری کشور است که می تواند به اتلاف زمان و انرژی مدیران و مردم منجر شود.
 
وی در همین راستا خاطر نشان کرد: پیش از تشکیل یک جلسه راهی با حضور مدیران ارشد باید ابعاد مختلف یک موضوع در جلسه‌های کارشناسی مورد بررسی قرار گیرد تا با جمع بندی موضوع امکان دستیابی به اهداف در کوتاهترین زمان ممکن حاصل شود  و به این ترتیب ضمن بهره‌وری از اتلاف توان مردم و مدیران نیز جلوگیری به عمل آید.
 
مجموعه آنچه گفته شد اصلاح نظام اداری کشور و بازنگری در زمینه تشکیل جلسه‌های اداری را ضروری ساخته است اما در این ارتباط شاید نگاه سیستم محور و در عین حال تسریع در عملی ساختن دولت الکترونیک از مهمترین گام‌ها باشد.
 
گزارش از فاطمه علی پور

انتهای پیام/