به گزارش گروه اقتصادی باشگاه خبرنگاران،مركز اسناد فني و سامانه نرم افزاري مديريت اسناد و مدارك فني و مهندسي با هدف اعتلاي مديريت دانش در شركت حفاري شمال راه اندازي  شده است، گزارشي كه در ادامه مي خوانيد شرحي مختصر بر مهمترين مولفه هاي راه اندازي اين مركز است:
مركز اسناد فني و مهندسي شركت حفاري شمال  در راستاي اهداف و انجام فعاليت هاي سازمان برپايه دانش و اطلاعات علمي و به منظور مجتمع كردن منابع اطلاعات فني، مهندسي براي كاركنان سازمان، تقويت حافظه سازماني، سازماندهي نقشه ها، مدارك فني، گواهينامه ها، كتابچه هاي نصب و راه اندازي  و نگهداري كليه سكو هاي عمليات حفاري دريايي و دكل هاي عمليات خشكي، شناور ها و ساير تجهيزات عملياتي شركت حفاري شمال در حوزه معاونت فني و مهندسي تاسيس شد.
 
 تشكيل كارگروه و تيم اجرايي پروژه:

 پس از بررسي هاي كارشناسي در مورد چگونگي و روشهاي مختلف پياده سازي و در نظر گرفتن پارامترهاي مختلف نظير هزينه ها و زمان انجام پروژه راه اندازي مركز اسناد فني و سامانه نرم افزاري مديريت اسناد و مدارك فني و مهندسي، با توجه به ظرفيتها و پتانسيل بالاي كارشناسي موجود در سازمان و به منظور كاهش هزينه پياده سازي مصوب شد كه پياده سازي پروژه توسط نيروهاي داخلي سازمان انجام پذيرد.
 
 پس از آن با همكاري مشترك مديريت هاي فاوا و اتوماسيون صنعتي و امور مهندسي و همچنين با نظارت معاون مدير عامل در امور فني و مهندسي تيم اجرايي پروژه متشكل از كارشناسان مديريت هاي فاوا و اتوماسيون صنعتي و امور مهندسي تشكيل شد.
 
 اهم وظايف كارگروه و تيم اجرايي پروژه:
 
- طراحي و توسعه سامانه نرم افزاري مديريت اسناد و مدارك فني و مهندسي
 
- ارزشيابي اسناد حوزه فني و مهندسي
 
- طبقه بندي اسناد حوزه فني و مهندسي
 
-  تهيه دستورالعمل اسكن اسناد
 
- تعريف و تشخيص سطوح دسترسي به اسناد فني و مهندسي
 
-  پيش بيني حجم فضاي ذخيره سازي كوتاه مدت، ميان مدت، بلند مدت
 
-  تهيه دستورالعمل پشتيبان گيري و جلوگيري از فاجعه
 
 طراحي سامانه نرم افزاري مديريت اسناد و مدارك فني و مهندسي
 
دسترسي به موقع و استفاده بهينه از اطلاعات موجود در مركز اسناد فني و مهندسي يكي از دغدغه هاي مديران و كارشناسان عملياتي سازمان است لذا با هدف جلوگيري از اتلاف منابع، صرفه جويي در زمان دسترسي آسان و به موقع و مديريت بهتر دانش در سازمان واحد طراحي، توسعه و نگهداري سامانه هاي نرم افزاري مديريت فاوا و اتوماسيون صنعتي با استفاده از ظرفيت هاي داخلي و درون سازماني نسبت به طراحي سامانه مديريت اسناد و مدارك فني و مهندسي اقدام كرد.
 
حال با توجه به اين كه برخي متخصصين مديريت دانش را توجه به فعاليتهاي جاري سازمان كه در آنها دانش جمع آوري مي شود و انتشار مي يابد و در نهايت در يك محيط رقابتي سازمان را به موفقيت مي رساند، مي دانند مي توان استقرار سامانه نرم افزاري مديريت اسناد و مدارك فني و مهندسي را گام نخست در استقرار مديريت دانش در شركت حفاري شمال تلقي كرد.
 
 دلايل نياز به سامانه مديريت اسناد و مدارك فني و مهندسي :
 
- كوتاه بودن عمر اسناد كاغذي
 
- امكان صدمه ديدن و پاره شدن اسناد كاغذي در حين استفاده از اطلاعات موجود در اسناد
 
- نياز به بايگاني هاي عريض و طويل جهت حفظ و نگهداري اسناد كاغذي كه در حجم زياد وجود دارند
 
- كاهش چشمگير هزينه
 
- احتمال مفقود، معدوم و يا مخدوش شدن اطلاعات مكتوب بر اسناد كاغذي
 
-  احتمال وقوع حوادث قهريه اعم از آتش سوزي، زلزله، سيل، جنگ، سرقت و ... كه باعث از ميان رفتن اصل اطلاعات موجود به صورت اسناد كاغذي خواهد شد و ديگر امكان دستيابي به اصل اطلاعات وجود نخواهد داشت.
 
- پايين بودن سرعت بازيابي اطلاعات و درنتيجه كاهش سرعت در انجام امور اطلاع رساني كه اين خود باعث صرف وقت زياد و افزاايش هزنيه هاي جاري خواهد شد.
 
 اهم امكانات سامانه:
 
- دارا بودن روشهاي دسترسي به اسناد متعدد و پيشرفته
 
- مديريت و كنترل نسخه هاي متعدد يك سند(VERSION CONTROL)
 
- امنيت اطلاعات در كليه سطوح دسترسي
 
- بازيابي سريع اطلاعات و نمايش اسناد در كوتاهترين زمان
 
- جستجو و بازيابي اسناد بر اساس كليد واژه مورد نظر
 
- جستجو به صورت WILD CARD  ،تركيبي(AND & OR)
 
-  INTERGRATION و اتصال به سيستم هاي ERP و نرم افزار هاي كاربردي با استفاده از روشهاي استاندارد تبادل داده ها نظير Web service
 
-  قابليت به كارگيري نرم افزار در محيط web از طريق كامپيوتر روميزي،لپ تاپ، تبلت و انواع تلفن هاي همراه هوشمند(Ios,Android,…)
 
- تشكيل index به صورت هوشمندانه از اسناد موجود در سامانه
 
- امكان سرويس دهي به تعداد كاربران نا محدود و تحت شبكه به صورت همزمان
 
 تكنولوژي سامانه:
 
Microsoft share point 2013: بستري نرم افزاري جهت يكپارچه سازي و مديريت اطلاعات و ارتباطات گروه هاي كاري در سازمان به صورت تحت وب است. اين بستر نرم افزاري با قابليت هاي توسعه پذيري انعطاف پذيري در مقابل تغييرات و يكپارچگي با مجموعه OffIce  نمايي كاربر پسند و ساده امكان توسعه سامانه هاي نرم افزاري سفارشي و اختصاصي را براي سازمان ها فراهم مي كند.
 
 دسترسي به سامانه:
 
سامانه از طريق آدرسhttp://ta.ndco.ir  در كليه دكل ها و سكوهاي حفاري و ساختمان هاي ستادي سازمان در دسترس است.

انتهای پیام/