به گزارش گروه علمي باشگاه خبرنگاران به نقل از اداره كل روابط عمومي و امور بين‌الملل سازمان پزشكي قانوني كشور، بر اساس ارزيابي انجام شده از عملكرد وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، مؤسسات و شركت‌هاي مشمول قانوني تأسيس اسناد ملي ايران؛ در سال گذشته، سازمان پزشكي قانوني كشور به دليل ساماندهي و انتقال اسناد با ارزش به آرشيو ملي ايران و اجراي مصوبات شوراي ملي اسناد كشور به عنوان دستگاه برتر انتخاب شد.

فاطمه مقدوري رييس دفتر اسناد و مدارك پزشكي سازمان پزشكي قانوني كشور با اشاره به تعيين تكليف اسناد و اوراق سازمان ‌ها و نهادها در دو بخش عمومي و اختصاصي گفت: در بخش اسناد عمومي مجوزهايي به طور كلي توسط سازمان اسناد و كتابخانه ملي صادر مي‌شود كه سازمان‌ها بر اساس آن عمل كرده و اوراق زائدشان را امحا مي كنند اما  در بخش اختصاصي هر دستگاه بر اساس نوع وظايف و اسناد خاص خود از اين سازمان مجوزهايي براي تعيين تكليف اسنادش دريافت مي كند.

وي افزود: بر اين اساس سازمان پزشكي قانوني كشور پس از جلسات مكرر و كار كارشناسي، ‌12رديف مجوز از سازمان اسناد و كتابخانه ملي براي تعيين تكليف استاد اختصاصي دريافت و پس از آن ساماندهي اسناد را به شكل پايلوت در اداره كل پزشكي قانوني استان تهران آغاز كرد.

مقدوري با اشاره به مراحل كار ساماندهي اسناد پزشكي قانوني اظهار داشت: در مرحله اول  تفكيك، ارزيابي و ارزشيابي اسناد انجام مي شود كه مهم‌ترين بخش از كار ساماندهي اسناد است. پس از آن با نظارت ستاد فرم‌هاي خاصي كه بايد با سازمان اسناد ملي مبادله شود تكميل و در نهايت اوراق زائد و بي ارزش امحاء مي شود.

وي با تأكيد بر حفظ اصل محرمانه بودن اطلاعات موجود در پرونده‌ها و اسناد پزشكي قانوني خاطرنشان كرد: در مرحله خمير كردن اوراق زائد، كارشناس حفاظت و اسناد مدارك پزشكي سازمان حضور دارند تا امحاء اوراق به شكل درست انجام شود و به طوركلي انجام اين امور به شكل صحيح در سازمان پزشكي قانوني كشور به يك رويه تبديل شده است.

رييس دفتر اسناد و مدارك پزشكي سازمان در ادامه گفت: پس از امحاء بخشي از اوراق زائد پزشكي قانوني تهران، در سال 1389 اجراي طرح ساماندهي اسناد در مراكز پزشكي قانوني سراسر كشور آغاز شد كه براي اجراي آن يك دوره آموزشي براي همكاران اسناد و مدارك پزشكي برگزار و جزوات آموزشي مربوط در اختيار آنان قرار گرفت.

به گفته وي پس از گذراندن دوره آموزشي، ساماندهي و امحاء اوراق زائد در تمامي مراكز پزشكي قانوني كشور با نظارت  ستاد سازمان و هماهنگي با مراكز منطقه‌اي سازمان اسناد ملي انجام شد و همكاران اسناد پزشكي در تمامي استان‌ها به نحو شايسته كار ساماندهي اسناد را انجام دادند.

مقدوري در خصوص مزاياي طرح امحاء اوراق زائد تصريح كرد: مهم‌ترين مزيت ساماندهي اوراق، آزاد سازي فضا در ادارات پزشكي قانوني است به ويژه آنكه سازمان با مشكل جدي در بحث فضاي فيزيكي مواجه است، از سويي امحاء اوراق زائد موجب نگهداري بهتر اسناد با ارزش و مفيد مي شود.

وي اظهار داشت: با ساماندهي اسناد در مراكز  پزشكي قانوني سراسر كشور 700 متر مربع فضا آزاد و بالغ بر 12 ميليون برگ اوراق امحاء شد و فضاي آزاد شده براي جبران كمبودهاي موجود در ادارات مورد استفاده قرار گرفت.

رييس دفتر اسناد و مدارك پزشكي سازمان در خصوص نگهداري نمونه‌هايي از اوراق امحاء شده به منظور حفظ آن در تاريخ كشور گفت: در هر مرحله از امحاء، نمونه‌هايي از اسناد با رعايت اصل محرمانه بودن آن ‌ها به سازمان اسناد و كتابخانه ملي منتقل و در آنجا نگهداري مي شود.

مقدوري در پايان با تأكيد بر تداوم اجراي طرح ساماندهي اسناد افزود: ساماندهي اسناد به شكل تخصصي ‌تر در پزشكي قانوني ادامه مي يابد و رايزني ‌ها براي اين منظور با نهادهاي مربوط در حال انجام است./ح