سازمان حج وزيارت در ادامه موارد مهمي را براي اطلاع متقاضيان متذكر شده است. اين سازمان  براي ایجاد رفاه و سهولت بیشتر برای متقاضیان و بمنظور پیشگیری از ازدحام علاقمندان تشرف به سفر زیارتی عتبات مقدسه در دفاتر خدمات زیارتی، اقدام به ایجاد سامانه پیش ثبت نام اینترنتی عتبات عالیات نموده است. متقاضیان محترم تشرف به عتبات عالیات که مایل به اعزام در تاریخ مذكور هستند ، با رعایت موارد مشروحه ذیل و با تکمیل فرم مربوطه در سایت پیش ثبت نام (http://atabat.haj.ir) می توانند برای خود وهمراهانشان پیش ثبت نام كنند.

شروع پیش ثبت نام از ساعت 8 صبح روز شنبه مورخ 10 تير تا ساعت 24 روز چهارشنبه 21 تير خواهد بود. نتایج قرعه کشی روز دوشنبه 24 تيرماه روی سایت پیش ثبت نام (http://atabat.haj.ir) قابل رویت خواهد بود.

سازمان حج وزيارت در ادامه براي آشنایی کامل با مراحل و روش ثبت نام از مردم خواسته است حتماً موارد ذیل را مطالعه و سپس نسبت به انجام پیش ثبت نام اقدام كنند .

متقاضیان می توانند به یکی از 2 روش زير نسبت به پیش ثبت نام عتبات عالیات اقدام كنند:

الف- پیش ثبت نام گروهی، از 1 تا 7 نفره (ثبت نام در این روش حداقل 1 نفر و حداکثر تا 7 نفر می باشد)

ب- پیش ثبت نام گروهی، فقط 35 نفره (ثبت نام در این روش بايد حتماً 35 نفر کامل باشد) توجه مهم: افرادی که مبادرت به ثبت نام 35 نفره می نمایند درصورتیکه تعدادی از آنها منصرف یا از آن گروه خارج شوند(گروه جدید تشکیل دهند) و عدد گروه به کمتر از 25 نفر تقلیل یابد؛ گروه اولیه حذف شده و در قرعه کشی شرکت داده نخواهد شد.

گفتني است ،فقط 15درصد ظرفیت اعزام مختص اعزام های گروهی (گروههای 35 نفره) می باشد، لذا پیشنهاد می شود برای آنکه از امکان بیشتری برای تشرف بهره مند شوید، در گروههای حداکثر تا 7 نفره ثبت نام كنيد.

اما روند ثبت نام گروهي، هر گروه از یک سرگروه و افراد زیر گروه وی (همراهان) تشکیل می‌شود که لازم است مشخصات کامل سرگروه و اطلاعات اولیه همراهان(کد ملی ، نام و نام خانوادگی ، شماره شناسنامه ، تاریخ تولد) به صورت صحیح در فرم پیش ثبت‌نام سایت درج گردد.

هر نفر فقط یکبار و در یک گروه می تواند (بعنوان سرگروه یا همراه) پیش ثبت نام نماید و چنانچه به هر دلیلی هر یک از افراد پیش ثبت نام شده (سرگروه یا همراهان) پس از ثبت نام و دریافت کد رهگیری، خواستار ثبت نام با گروه جدید یا جابجائی اسامی گروه خود باشد می تواند نسبت به ثبت نام مجدد اقدام و کد رهگیری جدید دریافت نماید که در این صورت اطلاعات ثبت نامی در گروه قبلی حذف خواهد شد.

کدملی و مشخصات کلی متقاضیان تشرف با اطلاعات سازمان ثبت احوال تطبیق و در صورت مغایرت، اطلاعات موجود در پایگاه ثبت احوال کشور مبنای عمل خواهد بود، لذا در ثبت کد ملی دقت مضاعف به عمل آورید.

پس از اتمام مهلت پیش ثبت نام (چهارشنبه 21 تيرماه ) امکان تغییر نام و مشخصات افراد ثبت نام شده میسر نيست.

باتوجه به اعلام اسامی افراد پذیرفته شده جهت ثبت نام در کاروان‌ها از طریق سیستم ارسال پیام کوتاه، ثبت شماره تلفن همراه سرگروه (یا یکی از نزدیکان وی) در فرم پیش ثبت نام الزامی است.

در صورتیکه تعداد افراد پیش ثبت نام شده از ظرفیت اعزام در ماه های اعلام شده در استان های مختلف بیشتر باشد، اولویت تشرف گروه ها براساس قرعه تعیین و از طریق همین سایت به آنها اعلام می گردد و افراد مازاد بر ظرفیت حذف خواهند شد.

قرعه کشی و اعزام افراد پذیرفته شده از استان محل سکونت سرگروه (قید شده در سیستم)صورت خواهد گرفت. لذا، استان و شهر محل سکونت را با دقت از فهرست مربوطه انتخاب نمائید. ضمناً کرج و کاشان براساس تقسیمات سازمان حج و زیارت مستقل در نظر گرفته می شود.

تاریخ تولد افراد باید به صورت کامل روز، ماه و سال (بصورت چهار رقمی) در فرم درج شود. کدملی همه افراد 10 رقمی بوده و باید همه ارقام (صفرهای سمت چپ) آن بطور کامل در فرم ثبت شود.

متقاضيان ثبت نام پس از تکمیل فرم و ثبت آن ، اطلاعات دریافتی جهت کنترل نمایش داده می‌شود، اطلاعات نمایش داده شده را به دقت کنترل و در صورت صحت، گزینه تأیید را انتخاب و نسبت به قطعی نمودن پیش ثبت نام خود اقدام كنند . چنانچه اطلاعات نمایش داده شده صحیح نیست با انتخاب گزینه بازگشت و اصلاح مجدد نسبت به رفع مغایرتها اقدام نمائید. پس از قطعی نمودن پیش ثبت نام، سیستم یک شماره رهگیری به گروه تخصیص می دهد که این شماره را یادداشت نموده و برای پیگیری های بعدی نزد خود نگهداری خواهید فرمود.

گفتني است داشتن گذرنامه با اعتبار حداقل 6 ماه از تاریخ اعزام ضروری است ضمنا فرزندان بالای 17 سال نیاز به گذرنامه مستقل دارند و فقط افراد پذیرفته شده در قرعه کشی دارای اولویت اعزام بوده و انتقال یا جایگزینی به غیر، میسر نمی باشد.