سعادتیان معاون امور اسناد سازمان ثبت از ابلاغ شیوه نامه رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی خبر داد و گفت: در اجرای ماده ۵۸ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۴۰۰ و راهکار اول از مأموریت پنجم سند تحول و تعالی قوه قضاییه و در راستای آگاهی عموم و خدمات‌رسانی مطلوب سردفتران اسناد رسمی به مراجعین، شیوه نامه اجرایی ماده مزبور تعیین و ابلاغ شد.
مفاد شیوه نامه ماده مزبور به شرح ذیل است.
ماده ۱- تعاریف:
الف – سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
ب – سردفتر: شخص تعریف شده در ماده ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی که مسئولیت اداره امور دفتر اسناد رسمی را بر عهده دارد.
پ – کانون: کانون سردفتران و دفتریاران
ت – دفترخانه: دفتر اسناد رسمی موضوع ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی
ث – آئین نامه: آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۴۰۰ و اصلاحی آن.
ج- قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۵۴
چ-هیأت: هیأتی که به منظور رسیدگی به اعتراض در خصوص رتبه سردفتر تشکیل می‌شود.
ح– رتبه: نمره‌ای است که بر اساس ارزیابی عملکرد عمومی و اختصاصی سردفتر احراز می‌شود.
د-سامانه رتبه بندی: سامانه‌ای است که به منظور رتبه بندی دفترخانه بر اساس شاخص‌های موضوع ماده ۵۸ آئین نامه مندرج در این شیوه نامه تعیین و در بانک جامع اطلاعات سردفتران و دفتریاران بارگذاری می‌شود.
ماده ۲- معاونت توسعه فناوری سازمان مکلف است رتبه هر سردفتر را با توجه به شاخص‌های مربوطه تعیین و به صورت برخط و در سامانه‌های مربوطه برای مشاهده عموم بارگذاری نماید.
تبصره: اداره کل امور اسناد و سردفتران، کانون، دادگاه‌های بدوی و تجدیدنظر انتظامی سردفتران ودفتریاران و اداره کل بازرسی که اطلاعات شاخص‌های مربوط به آنها بر اساس ماده ۶ این شیوه نامه ملاک تعیین رتبه بندی است مکلفند اطلاعات لازم را به صورت برخط به منظور اختصاص رتبه سردفتر در سامانه بن اعمال نمایند.
ماده ۳- رتبه اکتسابی قائم به شخص سردفتر بوده و درصورت انتقال سردفتر، تأثیری در رتبه مذکور نخواهد داشت.
ماده ۴- به جهت ایجاد انگیزه و تشویق به کسب شاخص‌های مطلوب و ارتقاء عملکرد سردفتران، کاهش تخلفات و جرائم و شفافیت عملکرد دفاتر، سردفتر حائز رتبه عالی از امتیازات زیر برخوردار است:
۴-۱: ارجاع اسناد دارای تحریر بالاتر از سقف مقرر سالیانه به ترتیب اولویت با هماهنگی اداره کل ثبت اسناد واملاک استان مربوطه و سازمان
۴-۲: اولویت در اخذ ابلاغ کفالت، سیاری، صدور مجوز نقل و انتقال کشتی‌ها و اسناد زندانیان
۴-۳: ارجاع اسناد تا ۲ برابر بیشتر از سقف مقرر در مورد اسناد دولتی موضوع تصویبنامه شماره ۲۷۷۳۷/۱-۱/۱۲/۱۳۵۶ هیأت وزیران.
ماده ۵- در صورت اعتراض به رتبه اکتسابی موضوع در هیأت استانی متشکل از مدیر کل، معاون امور اسناد، مسئول حفاظت اداره کل و رئیس کانون استان بررسی و اتخاذ تصمیم می‌گردد که در صورت ورود شکایت مراتب به سازمان اعلام تا در سامانه مربوطه اصلاح شود.
ماده ۶- پس از اجرای مقدمات فنی این شیوه نامه عملکرد سردفتران به طور ماهیانه و بر اساس
شاخص‌های زیر مورد ارزیابی واقع و نتیجه آن جهت اطلاع عموم در سامانه‌های مربوطه بارگذاری خواهد شد:
الف- شاخص‌های مربوط عدم رضایت مراجعین:
- برخورد نامناسب سردفتر، دفتریار و کارکنان دفترخانه ۵ نمره منفی
-اخذ وجه اضافی ۳ نمره منفی
- اخذ وجه به صورت نقدی یا به صورت کارت به کارت ۵ نمره منفی
- فضای نامناسب دفترخانه ۳ نمره منفی
- عدم رعایت شئونات ۳ نمره منفی
ب-سایر شاخص ها‌ی موثر:
- هر محکومیت قطعی انتظامی به ترتیب توبیخ کتبی ۱ نمره منفی – جریمه نقدی ۲ نمره منفی – انفصال ۳ تا ۶ ماه ۳ نمره منفی – انفصال ۶ ماه تا ۲ سال ۵ نمره منفی
- محکومیت به انفصال تبصره ذیل ماده ۴۲ قانون دفاتر اسناد رسمی ۳ نمره منفی
- محکومیت به موجب آراء محاکم قضایی جزای نقدی ۳ نمره منفی – منع اشتغال ۵ نمره منفی
- عدم حضور سردفتر در محل دفترخانه هر ماه تا ۸ ساعت ۲ نمره منفی و بالای ۸ ساعت ۳ نمره منفی
- وصول شکایت و گزارش بازرسی مراجع ذیصلاح هر مورد ۱ نمره منفی
- عدم رعایت الزامات فناوری اطلاعات سازمان از جمله عدم به روزرسانی سیستم و عدم رفع آلودگی آن ۶ نمره منفی
تبصره ۱: رتبه بندی دفاتر با انتصاب سردفتر و پس از دو سال از شروع به کار در سمت سردفتری لحاظ خواهد شد.
تبصره ۲: تأثیر رتبه بندی دفاتر در محکومیت‌های درجه ۲ به بالا به میزان مدت انفصال از تاریخ اشتغال مجدد استمرار خواهد داشت.
تبصره ۳: نمره منفی مندرج در بند الف این ماده به نسبت تعداد خدمات گیرندگان محاسبه خواهد شد.
ماده ۷- از نمره ۱۰۰ اختصاص یافته به سردفتران مشمول، رتبه متوسط مختص دفاتر دارای ۵۰ تا ۷۰ نمره، رتبه خوب دفاتر دارای نمره ۷۱ تا ۸۵ و رتبه عالی دفاتر دارای نمره ۸۵ به بالا خواهد بود.
ماده ۸ - نتیجه ارزیابی سردفتران اسناد رسمی تا بیستم اسفند ماه هر سال توسط سازمان به کانون سردفتران و دفتریاران مرکز اعلام می‌گردد.
ماده ۹- سردفتر مکلف است رتبه مکتسبه را در دید مراجعین الصاق نماید.
ماده ۱۰- در صورت اقتضاء شاخص‌ها و امتیازات مقرر در این شیوه نامه توسط سازمان مورد تجدید نظر قرار خواهد گرفت.
ماده ۱۱: این شیوه نامه در ۱۱ ماده و ۴ تبصره به تصویب رسید.