سعید زارع مدیر سازمان اسناد و کتابخانه ملی استان یزد درهمایش روسای ادارات و رابطین اسناد اردکان با بیان تاریخچه و قدمت این شهرستان در کتب تاریخی گفت: این شهر به دلیل تاریخ و هویت غنی خود و داشتن علمای بزرگ از زبان مورخان قدیم به یونان کوچک نامگذاری شده است.
او با ذکر این نکته که از میان هشت میلیون برگ سند موجود در آرشیو ملی استان، اما سهم این شهرستان حدود ۲ هزار رکورد است تصریح کرد: در واحد تاریخ شفاهی سازمان اسناد و کتابخانه ملی استان نیز حتی از یک نفر از مفاخر این شهر مصاحبه‌ای موجود نیست.
زارع اظهار داشت: تسریع در روند تعیین تکلیف اسناد شهرداری، تهیه سیر تطور شهرداری اردکان و برگزاری همایش شاخصین محلات از جمله انتظارات سازمان اسناد و کتابخانه ملی استان از شهرداری شهرستان اردکان است.
مدیر سازمان اسناد و کتابخانه ملی استان یزد با ذکر ویژگی‌های شاخص مردمان شهرستان اردکان از جمله نبوغ فکری و هوش و استعداد ادامه داد: لازم است تا با شاخصین محلات شهرستان نیز نشست‌هایی در این زمینه داشته باشیم.
فرماندار اردکان گفت:اسناد ملی و تاریخی بخش بزرگی از هویت جامعه است که این مکتوبات در دهه‌های بعدی منشا بسیاری از تحولات خواهد بود.
حسین سبزواری ضمن تاکید بر لزوم همکاری تمام مدیران شهرستان با سازمان اسناد و کتابخانه ملی استان در راستای حفظ هویت این شهر تاریخی از طریق همکاری در جهت تحقق قوانین اسناد ملی و انتقال مدارک سازمان‌ها به این سازمان گفت: برای شهرستانی مانند اردکان که در هر جلسه شورای اداری از تاریخ بیش از ۴۰۰ساله و یونان کوچک بودنش یاد میکنیم جای تاسف است که سهمش در آرشیو ملی استان به حدود ۲ هزار رکورد از اسناد مرتبط با شهرستان می‌رسد.
او با بیان اینکه اسناد ملی و تاریخی بخش بزرگی از هویت جامعه است که این مکتوبات در دهه‌های بعدی منشا بسیاری از تحولات خواهد بود ادامه داد: نباید حتی نسبت به یک برگ کاغذ ساده که جنبه تاریخی و هویتی دارد بی تفاوت بود و لذا هر کدام از دستگاه‌های دولتی شهرستان باید نقش خود را در ابن زمینه به درستی ایفا کنند.
در این گردهمایی پس از پاسخگویی به سوالات حاضرین بازدیدی از بایگانی اوراق راکد فرمانداری این شهرستان انجام شد.
از آنجا که سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران در اجرای ماده ۱ قانون اسناد ملی ایران، مواد ۳۹ و ۴۰ دیوان محاسبات کشور، مواد ۵۴۴ و ۵۴۶ قانون مجازات اسلامی، آیین نامه حفاظت از اسناد و مدارک طبقه بندی شده کشور و تصویب نامه شورای عالی اداری مکلف به جمع آوری و حفظ اسناد ملی، هویتی، اداری و میراث مکتوب ایران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرایط و امکانات مناسب برای دسترسی عموم به این اسناد و همچنین صرفه جویی در هزینه‌های دولت از طریق تمرکز پرونده‌های راکد وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت شده است، لذا امحای اوراق زائد در ۴ حوزه مالی، اداری، طبقه بندی و قضایی چه به صورت فیزیکی و چه اسناد الکترونیکی از وظایف حاکمیتی محوله به این سازمان می‌باشد و کلیه وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت مکلفند کلیه اسناد و پرونده‌های راکد را که احتیاجی به نگهداری آن‌ها در سازمان‌های مربوط نیست، برای نگهداری به سازمان اسناد و کتابخانه ملی بسپارند.