در دستورالعمل اجرایی المپیادهای علمی کشور که از سوی الهام یاوری و به استناد «ماده ۳» اساسنامه باشگاه دانش‌پژوهان جوان، راهکار «۴-۱۹» سند تحول بنیادین آموزش و پرورش و «راهکار ۹ ماده ۵» کلیات نظام تربیت استعدادهای برتر شورای عالی آموزش و پرورش تدوین شده و هدف آن فراهم آوردن تسهیلات و امکانات لازم برای شناسایی، جذب و تشویق دانش آموزان با استعداد و علاقه‌مند است به موارد و نکات ذیل اشاره و زمانبندی ثبت نام و برگزاری المپیاد‌ها را اعلام شده است.
زمانبندی آزمون‌ها و دوره‌های آموزشی المپیادهای علمی در این جدول قابل مشاهده است:
این آزمون‌ها در حوزه‌های داخل و خارج از کشور به صورت همزمان برای دانش‌آموزان پایه‌های دهم و یازدهم برگزار و اسامی پذیرفته‌شدگان مرحله اول برای شرکت در آزمون مرحله دوم به صورت مکتوب به اداره کل آموزش و پرورش استان و مرکز امور بین‌الملل و مدارس خارج از کشور ارسال می‌شود.
بارگذاری دفترچه و کلید سؤالات پس از برگزاری آزمون و همچنین دریافت و پاسخ به درخواست‌های تجدید نظر دانش‌آموزان از طریق سامانه ثبت‌نام المپیادهای علمی به نشانی my.medu.ir در مهلت تعیین شده انجام می‌شود.
فرآیند ثبت نام مرحله اول المپیاد‌ها
ثبت‌نام از چهارشنبه ۱۴۰۱/۰۹/۱۶ تا پایان جمعه ۱۴۰۱/۰۹/۲۵ انجام و به دانش‌آموزان توصیه می‌شود آن را به روز‌های پایانی موکول نکنند.
ثبت‌نام صرفاً به صورت اینترنتی بوده و برای این منظور علاقه‌مندان داخل و خارج از کشور می‌توانند در زمان مقرر با مراجعه به سامانه ثبت نام المپیادهای علمی به نشانی my.medu.ir اقدام کنند. مسئولیت هرگونه مغایرت در ثبت اطلاعات و بارگذاری، عکس بر عهده داوطلب است.
ثبت‌نام دانش‌آموزان مدارس بین‌الملل جمهوری اسلامی ایران در داخل و خارج از کشور نیز از طریق مرکز امور بین‌الملل و مدارس خارج از کشور انجام می‌شود.
مدارک لازم جهت ثبت نام:
جهت ثبت‌نام فایل عکس (۴۰۰ ×۳۰۰ پیکسل یا ۳۰۰ × ۲۰۰ پیکسل و در قالب JPG) با زمینه سفید مربوط به سال جاری دانش‌آموز مورد نیاز است. حجم این فایل نباید از ۷۰ کیلوبایت بیشتر باشد. در صورت استفاده از هرگونه تصاویر قدیمی و غیر از عکس دانش‌آموز شرکت کننده ثبت‌نام ایشان باطل خواهد شد. ضمناً عکس دختران باید با حجاب اسلامی بوده و چهرۀ آنان کاملاً واضح و مشخص باشد.
مبلغ ثبت‌نام برای هر المپیاد ۸۰۰/۰۰۰ ریال معادل هشتاد هزار تومان است که صرفاً از طریق درگاه پرداخت الکترونیکی سامانه ثبت‌نام دریافت می‌شود و ضروری است داوطلبان پس از طی فرآیند ثبت‌نام و پرداخت، شماره پیگیری را که به منزله ثبت‌نام قطعی است دریافت کرده و آن را جهت استفاده در مراحل بعدی نزد خود نگهداری کنند.
ثبت نام آزمون مرحله دوم المپیاد‌ها
پذیرفته‌شدگان مرحله اول بدون نیاز به ثبت‌نام مجدد می‌توانند در آزمون مرحله دوم المپیادهای علمی شرکت کنند. اسامی پذیرفته‌شدگان مرحله اول پس از اعلام در سامانه my.medu.ir به صورت مکتوب به اداره کل آموزش و پرورش استان‌ها ارسال می‌شود. اسامی پذیرفته‌شدگان مدارس خارج از کشور نیز به مرکز امور بین‌الملل و مدارس خارج از کشور اعلام می‌شود.
دوره آموزشی تابستان ۱۴۰۲ المپیاد‌ها
پذیرفته‌شدگان مرحله دوم المپیادهای علمی جهت اطلاع از چگونگی شرکت در دوره آموزشی تابستان ۱۴۰۲ به نشانی sampad.medu.ir و my.medu.ir مراجعه کنند.
ملاحظات:
با عنایت به این که هدف از برگزاری المپیادهای دانش‌آموزی صرفا انتخاب اعضای تیم‌های ملی نیست و افزایش شور و نشاط علمی در تمامی رشته‌ها و مراحل بین دانش‌آموزان مدنظر است لذا کارنامه‌ای صادر خواهد شد تا عملکرد هر دانش‌آموز در رشته‌های مختلف مشخص شود.
راه‌یابی به مرحله بعد با هر نمره و رتبه‌ای، منجر به امتیاز کامل در یک آزمون خواهد شد و دانش‌آموزی که به مرحله بعد راه پیدا نمی‌کند به نسبت نمره خود در مقایسه با میانگین نمره راه‌یافتگان کسری از نمره کامل را می‌گیرد.
به مسئولین مدارس و دبیران گرامی پیشنهاد می‌شود جهت تشویق دانش‌آموزان خود به فعالیت متعادل در حوزه المپیادهای علمی با توجه به شرایط مدرسه خود از کارنامه جامع المپیادهای علمی به شکل مثبت بهره ببرند. با توجه به این که قبولی در مرحله اول و راه‌یابی به مرحله دوم به شکل ۱۰ امتیاز در کارنامه ثبت خواهد شد دبیران محترم می‌توانند برای هر یک امتیاز یک نمره تشویقی در نظر بگیرند.
در مراحل مختلف اجرای آزمون‌ها به‌ویژه در روز‌های برگزاری ناظرانی از سوی سازمان ملی پرورش استعدادهای درخشان و مرکز ارزشیابی و تضمین کیفیت نظام آموزش و پرورش به بعضی از استان‌ها اعزام خواهند شد. لازم است مسئولان محترم استانی و منطقه‌ای همکاری مناسب و لازم را با ناظران اعزامی معمول دارند. رسیدگی و پاسخگویی به درخواست‌های تجدید نظر داوطلبان به نتایج المپیادهای علمی برعهده باشگاه دانش‌پژوهان جوان است.