طبق ماده ۳۹ قانون تأمین‌اجتماعی، مهلت قانونی برای تحویل لیست و پرداخت حق بیمه هر ماه، حداکثر تا آخرین روز ماه بعد است و کارفرمایان مکلف هستند حق بیمه کارگران و شاغلان را در مهلت قانونی به سازمان تأمین‌اجتماعی پرداخت کنند.
با پرداخت حق بیمه ماهانه، برای هر فرد بیمه‌شده، سابقه بیمه‌پردازی ایجاد می‌شود که این سوابق در بانک‌های اطلاعاتی این سازمان نگهداری می‌شود. سابقه بیمه به منزله ماه‌ها و سال‌های پرداخت حق بیمه است که ملاک ارائه تعهدات کوتاه مدت و بلندمدت به بیمه‌شدگان قرار می‌گیرد.
مدیرکل نامنویسی و حساب‌های انفرادی سازمان تأمین‌اجتماعی توضیحاتی درباره چگونگی احیا و جمع‌آوری سوابق بیمه‌ای ارائه کرده که در ادامه به صورت فهرست‌وار بیان می‌شود:
- لازم است همه بیمه‌شدگان ثبت‌نام در سامانه خدمات غیرحضوری سازمان تأمین‌اجتماعی به نشانی es.tamin.ir سوابق بیمه‌ای خود را به صورت مرتب کنترل و بررسی کنند. غالب کارفرمایان، خوش‌حساب و متعهد هستند و حق بیمه کارگران را در موعد مقرر پرداخت می‌کنند؛ ولی بعضاً مشاهده می‌شود که برخی کارفرمایان در پرداخت حق بیمه کارگران کوتاهی کرده‌اند و یک یا چند ماه حق بیمه برای بیمه‌شدگان پرداخت نشده و در میان سوابق بیمه‌ای بیمه‌شدگان، خلاء‌هایی ایجاد شده است.
- این گروه از بیمه‌شدگان می‌توانند برای بازیابی سوابق آن ماه یا ماه‌هایی که حق بیمه آن پرداخت نشده، به صورت قانونی اقدام کنند.
- روال کار اینگونه است که این کارگران باید به شعب تأمین‌اجتماعی مراجعه کنند و مدارک و مستنداتی که حاکی از اشتغال و دریافت مزد یا حقوق یا حق‌الزحمه در آن مقاطع باشد را به شعبه ارائه دهند و فرم ادعای سابقه را تکمیل کنند.
- در حال حاضر در سامانه خدمات غیرحضوری سازمان نیز بخش اعتراض به سوابق، فعال شده است تا بیمه‌شدگان بدون مراجعه به شعبه، درخواست خود را در این زمینه ارائه دهند.
- مستندات مذکور در کمیته رسیدگی به ادعای سوابق بررسی و در صورت تأیید ادعای بیمه‌شده، میزان حق بیمه با رعایت مقررات جاری محاسبه و به کارفرما ابلاغ و پس از طی مراحل قانونی، مدت مورد تأیید کمیته، جزو سابقه بیمه شده منظور می‌شود.
- امکان تکمیل سوابق برای ماه‌های بدون کارکرد برای آن دسته از افراد که در ماه‌هایی کارکرد نداشته‌اند و به تبع آن، حق بیمه آنان نیز در آن ایام پرداخت نشده و مابین سوابق بیمه‌ای آن‌ها فاصله ایجاد شده است، وجود ندارد.
- این امکان صرفاً برای کسانی وجود دارد که در آن مقطع که برای آن‌ها سابقه ایجاد نشده است، کار می‌کرده‌اند و کارفرما به هر دلیل، حق بیمه آن‌ها را در مهلت مقرر قانونی پرداخت نکرده است و مدارکی دال بر اشتغال نظیر فیش حقوقی، حکم کارگزینی یا هر مدرکی که اثبات می‌کند برای کارفرمای مدنظر کار کرده‌اند را در اختیار داشته باشند.
- لازم است کارگر این مدارک را به همراه مشخصات کارفرما و کارگاه به ضمیمه فرم ادعای سابقه، به شعب تأمین‌اجتماعی ارائه یا در سامانه خدمات غیرحضوری تأمین‌اجتماعی ثبت کند.
- البته یک استثنا هم وجود دارد و آن هم مربوط به افرادی است که بالای ۶۰ سال سن و دارای سابقه بیمه کمتر از ۱۰ سال هستند و می‌خواهند با استفاده از قانون خاص تصویب شده برای این افراد، از مستمری بازنشستگی بهره‌مند شوند. این گروه از افراد می‌توانند در صورت تمایل شخصی خود، سوابق بیمه‌پردازی خود را تا سقف ۱۰ سال با پرداخت یک جای حق بیمه ایام باقی مانده تا ۱۰ سال، تکمیل کنند تا مطابق مقررات مستحق دریافت مستمری بازنشستگی از سازمان تأمین‌اجتماعی شوند.
- هر یک از بیمه‌شدگان با شماره‌گیری #۱۴۲۰*۴* و ارسال شماره ۲ و نهایتاً با ارسال شماره ملی، آخرین سابقه ماه قبلی خود را با مقدار کارکرد روزانه و همچنین دستمزد ماهیانه، دریافت کنند.
- با عنایت به صدور بخشنامه در شهریور ۹۹ از سوی سازمان تأمین‌اجتماعی برای بیمه‌شدگانی که به دلیل ماهیت شغلی خود به صورت کسری از ماه در کارگاه‌های مشمول قانون تأمین اجتماعی اشتغال به کار دارند مانند منشی مطب پزشکان، معلمان و…، امکان تکمیل سوابق بیمه‌پردازی در ایام جاری اشتغال پس از عقد قرارداد، به طور اختیاری فراهم شده است که این گروه از بیمه‌شدگان می‌توانند برای اطلاع از ضوابط و مقررات مربوط به تکمیل سوابق کسری از ماه - که البته فقط در مورد ماه‌های پس از انعقاد قرارداد امکان‌پذیر خواهد بود- بخشنامه مرتبط با این موضوع را از سایت سازمان دریافت و مطالعه و با عقد قرارداد، نسبت به تداوم بیمه‌پردازی خود به صورت کامل اقدام کنند.