10 نکته کلیدی که باید جهت برگزاری رویداد بدانیم عبارتند از:
1- رویداد را بر اساس هدف آن طراحی کنید.
ابتدا هدف از برگزاری رویداد را مشخص کنید. سپس بهترین راهکار و شکل برگزاری رویداد را برای رسیدن به هدفتان مشخص کنید. این رویداد با چه فعالیت‌هایی برگزار می شود؟ رویداد شما همراه با فعالیت‌های سرگرم کننده، برگزاری کارگاه یا سخنرانی خواهد بود؟ مقیاس این رویداد را بسته به تجربیاتتان طراحی کنید. آیا راهکار ارزانتری برای هدفتان وجود ندارد؟ خروجی رویداد چیست؟ شرکت ها، سازمانها و افراد پیشنهادی به عنوان اسپانسر را مشخص کنید.
بهترین رسانه را باتوجه به نوع مخاطبان رویداد انتخاب کنید. میتوانید از رسانه‌های مجازی و یا محلی برای اطلاع رسانی به دیگران استفاده کنید. از خبرنگاران و فعالان فضای مجازی برای گزارش گیری از رویداد دعوت کنید. حتما از رویداد عکاسی و فیلمبرداری کنید. بخش های مهم رویداد به صورت زنده از اینستاگرام پخش کنید. پس از اجرای مراسم، اخبار و تصاویر رویداد را در شبکه‌های اجتماعی منتشر کنید و مراحل آماده سازی را به سایرین نشان دهید. گلچین عکسها و اتفاقات را برای خبرگزاری ها و سایت های معتبر ارسال کنید. بهتر است یکی از کارمندان را مسئول انتشار توییت، عکس و ویدیو کنید.
پس از بررسی دقیق جوانب برپایی این رویداد، هزینه های آشکار و پنهان رویداد به دقت محاسبه کنید. در صورتی که نیاز به مخارج بیشتری داشته باشید که از عهده شما خارج است، میتوانید به تامین آن از سایر منابع هم فکر کنید. بسته به نوع رویداد، تامین یک اسپانسر، بلیط فروشی و یا همکاری با یک شرکت مکمل میتواند ایده خوبی برای تامین هزینه‌ها باشد.
باتوجه به نوع رویداد سعی کنید سه تا یک ماه قبل زمان دقیق برگزاری رویداد را مشخص کنید. تاریخ‌های مهم مانند تعطیلات و مناسبتهای سالانه را مد نظر داشته باشید؛ زیرا ممکن است با رویداد شما تداخل داشته باشند. اما نکتهٔ دیگر این است که از این تداخل میتوانید استفاده کنید و با اشاره به آن اتفاق، مراسم خود را برگزار کنید. نکته دیگر که نیاز به زمان‌بندی دارد، محاسبه زمان لازم برای رسیدن مدعوین به محل مراسم است. همچنین، باید مد نظر داشته باشید که آماده‌سازی این رویداد چه مقدار زمان نیاز دارد. از همه مهمتر سین برنامه رو تایپ کنید و به شرکت کنندگان هم بدهید.
اعضای تیم اجرایی را به صورت دقیق تعیین کنید. مسئولیت هر کسی را مشخص کنید. حتما باید یک نفر مسئولیت اجرایی رویداد را برعهده داشته باشد. مسئول یا دبیر اجرایی رویداد باید تمام مسائل کلی و جزئی را مدیریت کند و دیگران او را در این امر یاری کنند. حصول اطمینان از تفهیم وظایف به اعضای تیم اجرایی کمک می‌کند که در مراسم دچار اخلالی نشوید.
پس از مشخص شدن زمان و مکان و سین برنامه و شرکت کنندگان، اطلاعات رویداد را در یکی از سایت های مدیریت رویداد شبیه ایوند ثبت کنید. ایوند ابزار راحت و خوش‌دستی را برای شما فراهم می‌کند که در ضمن بسیار حرفه‌ای است و امکانات خوبی برای ثبت نام شرکت کننده‌ها دارد و آمار و گزارش خوبی از روند ثبت نام‌ها به شما می‌دهد. دیگر لازم نیست فردی را برای پاسخگوی تلفن و راهنمائی به شرکت کنندگان و ثبت نام اختصاص دهید.
پذیرایی مراسم یکی از مهمترین و سخت ترین بخش های آن است. اگر تعداد شرکت کنندگان بیشتر از 50 نفر باشد بهتر است از بسته پذیرایی تک نفره استفاده کنید. این باعث می شود کار پذیرایی مراسم راحت تر شود و شما اطمینان پیدا می کنید که به هر مهمان یک بسته پذیرایی رسیده است. اگر تعداد مهمان ها کم است و شما زمان کافی دارید میتوانید میوه و شیرینی و اقلام پذیرایی را خودتان تهیه کنید، شستشو و بسته بندی کنید. اما اگر تعداد مهمان ها زیاد است و شما میخواهید پذیرایی متنوع و با کیفیت داشته باشید مهمانو گزینه اول است. برای خرید بسته پذیرایی آماده کافیست به سایت مهمانو مراجعه کنید. می توانید از پک پذیرایی آماده انتخاب کنید و یا پک پذیرایی دلخواه خود را بچینید. شما می توانید میوه، شیرینی، کیک، نوشیدنی، آجیل و خشکبار، لقمه، ساندویج و ... را برای پذیرایی مراسم انتخاب کنید. بعد از انتخاب پک پذیرایی دلخواه، تعداد پک را مشخص کنید و زمان و مکان دریافت پک پذیرایی را ثبت کنید. با خیال راحت به بقیه امور رویداد برسید و پذیرایی مراسم را به متخصص آن بسپارید.
حتما یک روز قبل از برگزاری مراسم، سالن برگزاری را آماده و تجهیز کنید. همه چیز را یکبار تست کنید. سیستم صوتی، ویدئوپروژکتور، لپتاپ، سیستم گرمایش، نور و ... را چک کنید. مسئول فنی سالن را پیدا کنید و هماهنگی های لازم را با ایشون انجام دهید.
9- آماده اتفاقات پیش بینی نشده باشید.
شما اگر همه چیز را پیش بینی کرده باشید بپذیرید که ممکن است اتفاقات پیش بینی نشده ای مثل تاخیر سخنران، قطعی سیستم صوتی یا ویدئوپروژکتور، اختلاف سر یک موضوع بین عوامل اجرایی یا ... پیش بیاید. اگر اشتباهی رخ داد آنچیزی که مهم است اینکه خونسردی خود را حفظ کنید و مشکل را حل کنید.
10- با پایان رویداد کار شما تمام نشده است.
پس از پایان رویداد کار را رها نکنید. از تمام افرادی که در رویداد شرکت کردند تشکر کنید. این تشکر میتواند از طریق ارسال پیامک انجام شود. بهتر است کد تخفیف برایشان ارسال کنید. از شرکت کننده ها بخواهید که به مراسم شما نمره بدهند تا با استفاده از نمرات آنها نقاط ضعف و قوت خود را مشخص کنید. با عوامل اجرایی جلسه آسیب شناسی برگزار کنید و بررسی کنید که تا چه اندازه به اهداف خود رسیده‌اید. اگر دوباره این رویداد برگزار شود چند نفر در آن شرکت می کنند. برگزاری این رویداد چقدر به موفقیت کسب و کار شما کمک کرده است.