آيين نامه مدت و طرز نگاهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانک ها

به گزارش گروه اقتصادی باشگاه خبرنگاران به نقل از بانک مرکزی؛مدیریت کل مقررات،‌مجوزهای بانکی و مبارزه با پولشویی اداره مطالعات و مقررات بانکی بانک مرکزی در بخشنامه‌ای به بانک‌ها و موسسات اعتباری غیربانکی اعلام کرد: احتراماً به استحضار می‌رساند بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران با استناد به اختیارات موضوع تبصره ذیل ماده یک «آیین‌نامه مدت و طرز نگهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانک‌ها» موضوع بخشنامه شماره 89/80223 مورخ 1389/4/15 و اصلاحیه‌های پس از آن و بنا به پیشنهاد برخی بانک‌ها مقرر کرد موارد ذیل به آیین‌نامه الحاق گردد:
 
عبارت «پ- دفاتر تسلیم دسته چک به مشتریان» به انتهای ردیف 2 ذیل ماده یک با عنوان اسناد سطح دوم؛
 
عبارت «ز- دفتر خزانه» و «ژ- ترازنامه اسفند ماه هر سال شعب به انضمام گزارش‌های ویژه حسابرس مستقل شعب» به انتهای ردیف 3 ذیل ماده یک با عنوان اسناد سطح سوم؛
 
عبارات «ث- دفاتر (و یا رسید) تحویل کارت‌های الکترونیک بانک به مشتریان» و «ج- پرونده‌های ملاحظات بازرسی شعب بانک با ضمایم مربوطه» به انتهای ردیف 4 ذیل ماده یک با عنوان اسناد سطح چهارم؛
 
عبارت «ت- صورت موجودی‌های روزانه صندوق شعب (سیتواسیون) و «ث- لیست‌های عملیات به روزرسانی پایان کار روزانه شعب» و «چ- نوار (ژورنال) دستگاه خودپرداز و نوار رول ماشین‌های تحویلداری» به انتهای ردیف 5 ذیل ماده یک با عنوان اسناد سطح پنجم؛
 
در خاتمه، ضمن ایفاد یک نسخه از ویرایش نهایی آیین‌نامه مزبور، خواهشمند است دستور فرمایند مراتب به قید تسریع به کلیه واحدهای ذی‌ربط ابلاغ و بر حسن اجرای آن نظارت گردد.
 
آیین‌نامه مدت و طرز نگاهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانک‌ها
 
شورای پول و اعتبار در یک هزار و یکصد و چهاردهمین جلسه مورخ 25/3/13859 به استناد بند «و» از ماده 33 قانون پولی و بانکی کشور مصوب 18 تیر ماه 1351، «آیین‌نامه مدت و طرز نگاهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانک‌ها» را که از این پس به اختصار آیین‌نامه نامیده می‌شود، در 12 ماده و 11 تبصره، به شرح ذیل تصویب نمود.
 
فصل اول- گستره شمول
 
ماده 1- اسناد موضوع  این آیین‌نامه مشتمل بر: اسناد، اوراق بازرگانی، مدارک و دفاتر بانک‌ها، در پنج سطح به شرح ذیل تعریف می‌شود:
 
1-1- اسناد سطح اول شامل:
 
الف- اسناد و مدارک مالکیت اموال منقول و غیرمنقول بانک
 
ب- اساسنامه، سوابق و مدارک مربوط به تأسیس بانک
 
پ- دفاتر سهام بانک
 
ت- صورتجلسات مجامع و هیأت مدیره بانک‌
 
ث- نسخ اصلی ترازنامه بانک و ضمایم مربوطه که به تصویب مجمع عمومی رسیده و گزارش عملکرد هیأت مدیره و گزارش‌های حسابرس مستقل
 
1-2- اسناد سطح دوم شامل:
 
الف- دفتر کل
 
ب- دفتر روزنامه
 
پ- دفاتر تسلیم دسته چک به مشتریان
 
1-3- دفاتر تسلیم دسته چک به مشتریان
 
1-3- اسناد سطح سوم شامل:
 
الف- کارت‌های نمونه امضاء، مدارک احراز هویت و افتتاح انواع حساب‌های ارزی و ریالی مشتریان و فرم‌های پاسخ استعلام افتتاح حساب جاری از سامانه بانک مرکزی.
 
ب- لاشه انواع چک‌ها از جمله چک عادی اشخاص، چک پول، ایران چک، چک بانکی و غیره، سفته‌ها و بروات واگذاری و سایر اسناد اعم از خریداری یا وصولی ارزی و ریالی.
 
پ- گواهی‌نامه‌های عدم پرداخت چک‌های برگشتی و مدارک رفع سوء اثر چک‌های برگشتی
 
ت- کلیه قراردادهای منعقده و موافقت‌نامه‌های بین بانک و اشخاص (به غیر از قراردادهای مربوط به تسهیلات اعطایی)
 
ث- اسناد مربوط به عملیات حساب‌های معاملات داخلی بانک که از طریق مناقصه یا مزایده انجام شده
 
ج- لاشه ضمانت‌نامه‌ها و اسناد ذی‌ربط
 
چ- مدارک نقل و انتقال سهام
 
ح- نسخ دوم گواهی‌نامه‌های سپرده‌گذاری مدت‌دار و همچنین انواع اوراق گواهی سپرده بانک‌ها
 
خ- کلیه اوراق و اسناد مربوط به خرید و فروش ارزهای خارجی، حوالجات ارزی، کارت‌های اعتباری ارزی و پیمان‌نامه‌های ارزی
 
د- کلیه اوراق و اسناد مربوط به حوالجات، اتاق پایاپای، صندوق امانات و اوراق مشارکت
 
ذ- اوراق و اسناد مربوط به اعتبارات اسنادی وارداتی و صادراتی
 
ر- کلیه اسناد حسابداری اعم از ارزی و ریالی، نقدی و انتقالی
 
ز- دفتر خزانه
 
ژ- ترازنامه اسفند ماه هر سال شعب بانک به انضمام گزارش‌های ویژه حسابرس مستقل شعب
 
1-4- اسناد سطح چهارم شامل:
 
الف- قراردادها، اوراق و اسناد مربوط به تسهیلات اعطایی و اعتبارات استفاده شده مشتریان
 
ب- اوراق مربوط به فروش اثاث و وسایل فرسوده و مستعمل و اسقاط شده
 
پ- اوراق و مدارک مربوط به اسناد تجاری تنزیل شده
 
ت- اوراق مربوط به خرید ملزومات و اموال منقول و غیرمنقول بانک
 
ث- دفاتر (و یا رسید) تحویل کارت‌های الکترونیک بانک به مشتریان
 
ج- پرونده‌های ملاحظات بازرسی شعب بانک با ضمایم مربوطه
 
1-5- اسناد سطح پنجم شامل:
 
الف- دفاتر ثبت‌نامه‌های صادره و وارده
 
ب- دفاتر ارسال مراسلات
 
پ- ته‌چک‌های صادره ادارات و واحدهای بانک
 
ث- لیست‌های عملیات به روزرسانی پایان کار روزانه شعب
 
ج- نوار (ژورنال) دستگاه خودپرداز و نوار رول ماشین‌های تحویلداری
 
تبصره- تعیین سطح سایر اسناد حسب مورد بنا به پیشنهاد بانک‌ها و تأیید بانک مرکزی انجام خواهد شد.
 
فصل دوم- مدت نگهداری اطلاعات مربوط به اسناد:
 
ماده2- بانک‌ها موظفند اطلاعات مربوط به اسناد سطح اول، دوم، سوم و بندهای الف از سطوح چهارم و پنجم را به صورت الکترونیکی و برای همیشه نگهداری نمایند.
 
فصل سوم- مدت و نحوه نگهداری اسناد
 
ماده 3- مدت نگهداری اسناد
 
3-1- بانک‌ها مکلفند عین اسناد سطح اول را برای همیشه نگهداری نمایند.
 
3-2- بانک‌ها مکلفند عین اسناد سطح دوم را حداقل به مدت 10 سال پس از زمان‌های مقرر در جدول ضمیمه این آیین‌نامه نگهداری نمایند.
 
4-3- بانک‌ها مکلفند اسناد سطح چهارم را حداقل به مدت 3 سال پس از زمان‌های مقرر در جدول ضمیمه این آیین‌نامه نگهداری نمایند.
 
5-3- بانک‌ها مکلفند اسناد سطح پنجم را حداقل به مدت 1 سال پس از زمان‌های مقرر در جدول ضمیمه این آیین‌نامه نگهداری نمایند.
 
تبصره 1- بانک‌ها مکلفند هر یک از اسنادی را که قبل از اتمام مدت نگهداری آنها، دعوایی نسبت به آنها اقامه شده حداقل تا مختومه شدن دعوی و تعیین تکلیف نهایی نگهداری نمایند.
 
تبصره 2- لازم است سایر اسنادی که به موجب قوانین باید تا مدت معینی نگهداری شوند، برای همان مدت نگهداری گردند.
 
ماده 4- نحوه نگهداری اسناد
 
4-1- بانک‌ها موظفند با اتخاذ تدابیر و تمهیدات مقتضی به گونه‌ای عمل نمایند که ضمن حفظ امنیت و کیفیت اسناد، امکان دسترسی به عین آن اسناد در مواقع مورد نیاز به سهولت فراهم شود.
 
2-4- به صورت تصاویر دیجیتالی:
 
بانک‌ها می‌توانند اسناد سطوح سوم، چهارم و پنجم را علاوه بر نگهداری به صورت فیزیکی در چارچوب نظامی یکپارچه و مبتنی بر دستورالعملی مدون که به تصویب هیأت مدیره هر بانک می‌رسد، به صورت تصاویر دیجیتالی نیز نگهداری نمایند.
 
تبصره 1- در صورت تهیه تصاویر دیجیتالی، نگهداری فیزیکی اسناد در محل تهیه و تولید آنها الزامی نمی‌باشد.
 
تبصره 2- در صورت نگهداری فیزیکی اسناد در مکانی غیر از محل تهیه و تولید آنها، هیأت مدیره بانک موظف است شرایط و تمهیداتی را فراهم نماید که امکان دسترسی به اصل اسناد حداکثر ظرف مدت چهار روز کاری فراهم باشد.
 
3-4- به صورت میکروفیلم:
 
بانک‌ها می‌توانند کلیه اسناد خود را منوط به انجام مراحل مقرر در ماده 7، به صورت میکروفیلم نگهداری نمایند.
 
فصل چهارم- امحاء اسناد
 
ماده 5- امحاء پس از موعد
 
امحاء اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم و پنجم پس از سپری شدن مدت‌های مقرر در بندهای 3-2، 3-3، 3-4 و 3-5 و در چارچوب مقررات داخلی بانک‌ها بلامانع است.
 
ماده 6- امحاء پیش از موعد
 
بانک‌ها می‌توانند پیش از سپری شدن مدت‌های مقرر در ماده 3، اسناد سطوح سوم، چهارم و پنجم را منوط به انجام مراحل مذکور در ماده 7 امحاء نمایند.
 
ماده 7- فرآیند تبدیل اسناد به میکروفیلم به «روش تلفیقی دیجیتال و میکروفیلم»
 
امحاء اسناد سطوح سوم، چهارم و پنجم پیش از مدت‌های مقرر در ماده 3، منوط به انجام مراحل ذیل مجاز می‌باشد:
 
الف- تعیین یک واحد سازمانی برای انجام فرایند تبدیل اسناد به میکروفیلم به «روش تلفیقی دیجیتال و میکروفیلم».
 
ب- اختصاص یک مکان مناسب برای اجرای کلیه مراحل مربوط به «روش تلفیقی دیجیتال و میکروفیلم»؛
 
پ- انتقال کلیه اسناد موردنظر به مکان مذکور در بند «ب»؛
 
ت- آماده‌سازی اسناد موردنظر برای انجام عملیات تصویربرداری دیجیتالی از آنها؛
 
ث- تهیه تصاویر دیجیتالی از اسناد؛
 
ج- کنترل، ویرایش و استاندارد نمودن تصاویر دیجیتالی تهیه شده به نحوی که امکان بازیابی، دسته‌بندی یا تجزیه و تحلیل اطلاعات آنها به سهولت امکانپذیر باشد.
 
چ- فیلم‌برداری از تصاویر دیجیتالی بر روی رول‌های میکروفیلم توسط دستگاه‌های آرشیو رایتر (Archive writer)؛
 
ح- کنترل دقیق میکروفیلم تهیه شده از چت وضوح تصویر و خوانا بودن مطالب انتقال یافته، در صورتی که مندرجات میکروفیلمی خوانا نباشد، لازم است از نسخه مربوط مجدداً تصویر دیجیتالی تهیه شده و پس از فیلمبرداری به انتهای رول میکروفیلم اضافه گردد.
 
خ- تهیه صورتجلسه انطباق اسناد با میکروفیلم و امضاء آن توسط هیأتی متشکل از اعضای ذیل:
 
- رئیس یا معاون بایگانی کل
 
- رئیس یا معاون واحد سازمانی مسئول انجام فرآیند تبدیل اسناد به میکروفیلم
 
- نماینده اداره بازرسی
 
- نماینده اداره حقوقی
 
- نماینده اداره حراست
 
- نماینده واحد خدمات ماشینی یا انفورماتیک یا حسابرسی فناوری اطلاعات
 
د- تهیه تصویر دیجیتالی از صورتجلسه ذکر شده در بند «خ» و فیلمبرداری از آن تصویر در ابتدا و انتهای هر رول میکروفیلم.
 
تبصره 1- در صورت وجود مطلب یا نوشته‌ای ظهر اسناد، باید از آن مندرجات نیز میکروفیلم تهیه شود.
 
تبصره 2- نگهداری عین صورتجلسات مذکور در بند «خ» تا زمان امحاء میکروفیلم الزامی می‌باشد.
 
تبصره 3- ریاست هیأت مذکور در بند «خ» بر عهده رئیس یا معاون بایگانی کل بوده و جلسات هیأت، زیر نظر وی تشکیل و اداره می‌گردد.
 
تبصره 4- چنانچه در نمودار سازمانی بانک، اشخاص یا واحدهای مذکور در بند خ وجود نداشته باشند، هیأت مدیره آن بانک موظف است اشخاص یا ادارات جایگزین را تعیین کند.
 
تبصره 5-تعیین میزان و حدود اختیارات و صلاحیت‌های هیأت مذکور در بند «خ» بر عهده هیأت مدیره بانک می‌باشد.
 
تبصره 6- حضور تمامی اعضای هیأت مذکور در بند «خ» برای اجرای فرآیند تبدیل اسناد به میکروفیلم به «روش تلفیقی دیجیتال و میکروفیلم» الزامی است.
 
ماده 8- میکروفیلم‌های تهیه شده مطابق با این آیین‌نامه در حکم اصول اسناد مربوط تلقی می‌گردد و در کلیه دادگاه‌ها قابل استناد می‌باشد.
 
فصل پنجم- اسناد الکترونیکی
 
ماده 9- اسنادی که مطابق با ماده 2 قانون تجارت الکترونیکی؛ با وسایل الکترونیکی، نوری و یا فناوری‌های جدید اطلاعات، تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش می‌شوند، منوط به رعایت ماده 8 قانون مذکور در حکم اصول اسناد می‌باشند. بانک‌ها مکلفند اسناد الکترونیکی مربوط به سطوح دوم، سوم، چهارم و پنجم را برای همیشه نگهداری نمایند.
 
ماده 10- بانک‌ها ملزم به تهیه نسخه پشتیبان از کلیه اسناد الکترونیکی می‌باشند به گونه‌ای که در صورت هر گونه آسیب، خدشه و اختلال برای یک نسخه، نسخه دیگر مصون بماند.
 
فصل ششم- سایر مقررات
 
ماده 11- بانک‌ها مکلفند اسناد و مدارکی را که بر اساس مقررات موضوعه ارزش تاریخی دارند، مطابق با قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران نگهداری نمایند.
 
ماده 12- مفاد این آیین‌نامه در خصوص مؤسسات اعتباری غیربانکی که دارای مجوز از بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران بوده و تحت نظارت این بانک قرار دارند نیز نافذ می‌باشد.
 
با تصویب این آیین‌نامه، آیین‌نامه مصوب مورخ 6/12/1353 و مصوبات مورخ 1361/10/19 و 8/10 1369 این شورا در خصوص آیین‌نامه مذکور منسوخ اعلام می‌گردد.

انتهای پیام/