چگونه يك برنامه ريزي ديجيتالي داشته باشيم؟

به دنبال ماوس يا تاچ پد خود نرويد. گوگل فهرست بلندي از ميانبرهاي كيبورد دارد كه مي‌تواند به ميزان زيادي در استفاده از تقويم گوگل موثر بوده و در وقت نيز صرفه‌جويي كند. مثلا براي ايجاد يك رويداد، كافي است كليد C را فشار دهيد.

2ـ يافتن سريع تاريخ

اگر مي‌خواهيد تاريخ خاصي را چك كنيد، بهتر است افزونه Jump to Date را دريافت كنيد و گزينه Save را بزنيد. اين ابزار در سمت راست تقويم نشان داده مي‌شود و مي‌توان بسرعت تاريخ روز را مشاهده كرد.

3 ـ مرور بهتر تقويم

4ـ برنامه روز چيست؟

اگر به اين تقويم بسيار وابسته هستيد و به گونه‌اي كاربر حرفه‌اي آن به شمار مي‌رويد و آن را با تعداد زيادي از همكاران و دوستان به اشتراك گذاشته‌ايد، قطعا روزهاي شلوغ‌تري در آن خواهيد داشت. با كليك روي گزينه Agenda در بالاي تقويم مي‌توان برنامه روز را با طرح‌بندي مناسبي ديد و به ترتيب به آنها پرداخت.

5 ـ كمرنگ‌كردن كم اهميت‌ترها

لحظه را دريابيد. چه اهميتي دارد كه هفته گذشته چه اتفاقي افتاده است. براي همين بهتر است مواردي را كه گذشته‌اند يا تكراري‌اند و به صورت روتين تكرار مي‌شوند، در مقايسه با مواردي كه مهم‌ترند كمرنگ‌تر كنيم تا توجهمان به اولويت‌ها نيز باشد. با افزودن گزينه Event Dimming در بخش Setting مي‌توان اين كار را در تقويم گوگل انجام داد.

6 ـ آخر هفته‌هاي بي‌فايده

تقويم گوگل معمولا براي كار استفاده مي‌شود و مي‌توان روزهاي آخر هفته را در بخش General Setting و بعد انتخاب گزينه Hide weekends حذف كرد تا فضاي بيشتري براي برنامه‌ريزي كاري وجود داشته باشد.

7 ـ حساب كار را جدا نگه داريد

اگر با حساب كاري جيميل خود مشغول كار با تقويم هستيد و مي‌خواهيد موردي را به تقويم اضافه كنيد، اما نمي‌خواهيد با تنظيمات Public و Private آن درگير شويد، كافي است در بالاي صفحه گزينه Add Account را انتخاب و بعد حساب شخصي جيميلتان را وارد كنيد تا دو تقويم مجزا، يكي براي كار و ديگري براي امور شخصي داشته باشيد.

8 ـ برنامه‌ريزي يك‌خطي

تقويم گوگل به آساني حرف‌ شما را مي‌فهمد و مي‌توان با وارد‌كردن يك خط دستور، يك رويداد را ايجاد كرد. همانند يك گزارش كه پنج پرسش كليدي چه كسي، چه موضوعي، كجا و چه وقت را طرح مي‌كند، مي‌توان رويدادهاي مختلف را وارد كرد.

9ـ تشخيص اوقات بيكاري ديگران

مي‌توانيد تقويم ديگران را در سمت چپ تقويم خودتان مشاهده كنيد. مثلااگر بخواهيد با همكارانتان كار كنيد، مي‌توانيد تقويم آنها را در تقويم خود اضافه كنيد. براي اين كار كافي است آدرس جيميلشان را جستجو كنيد تا گوگل به صورت خودكار آنها را بيابد. دسترسي به تقويم كاري ديگران مي‌تواند در تعيين قرار ملاقات با آنها مفيد باشد.

10ـ برنامه‌ريزي دوباره

از طريق Labs، گزينه Smart rescheduler را فعال كنيد. اين ابزار فوق‌العاده براي زماني كه مي‌خواهيد يكي از قرار ملاقات‌هايتان را به زمان ديگري موكول كنيد، فوق العاده عمل مي‌كند. به عنوان مثال فرض كنيد يك تيم پنج‌نفره قرار است دور هم جمع شوند اما برنامه به هر دليلي به هم مي‌خورد. اين ابزار خودش در ميان هر پنج تقويم مي‌گردد و يك زمان خالي مشترك در نزديك‌ترين حالت ممكن پيدا مي‌كند.

11 ـ پنهان‌كردن قرارهايي كه نمي‌رويد

اين جمله را با قرارهايي كه فراموش مي‌شود، اشتباه نگيريد. روي آيكون چرخ دنده كليك كنيد و در بخش Calendar Setting به تب General برويد. گزينه Show events you have declined را روي No بگذاريد.

12ـ پاسخگويي خودكار از سمت گوگل

اگر مي‌خواهيد در وقت خود با ارسال پاسخ نه صرفه‌جويي كنيد اين كار را هم به گوگل بسپاريد، مي‌توانيد با مراجعه به بخش Labs گزينه Automatically Decline events را فعال كنيد. دفعه بعد اگر كسي برايتان دعوتي در زمان نامناسب فرستاد، فورا پاسخ منفي را دريافت مي‌كند.

13 ـ قرار بعدي را از دست ندهيد

با فعالسازي Next meeting در Labs مي‌توان به باكس جديدي در سمت راست صفحه دست يافت كه به صورت شمارش معكوس تاريخ قرار بعدي را به اطلاع كاربر مي‌رساند.

14ـ آزاد يا مشغول

همكاران را به فهرست آزاد يا مشغول خود اضافه كنيد. اين نكته براي كساني خوب است كه حتما تقويم خود را با يكديگر به اشتراك گذاشته‌اند. اگر چنانچه افزونه Free or Busy را از بخش Labs فعال كرده باشيد، باكس جديدي در سمت راست صفحه ايجاد مي‌شود كه با ايجاد آدرس ايميل همكار، مي‌توان پيام آزاد يا مشغول او را در همين لحظه ديد و در صورتي كه آزاد است، به تبادل پيغام پرداخت.

15ـ تقويم شمسي

منبع: کلیک